Ta del av allt innehåll på Resumé
Starta din prenumeration

Prenumerera

Annonssamarbete

Byråcoachen

Det nya normala: Här är 6 tips för din arbetsplats

Publicerad: 4 oktober 2021, 12:32

Hur och var ska vi arbeta i vårt nästa normala? Det är frågor de flesta ställer sig just nu. Vissa hoppas på att det blir som förr och att vi återigen fyller upp våra kontor med förväntansfulla kollegor, gott kaffe och fruktkorgar. Andra har hittat en balans i tillvaron med hemarbete som de gärna vill behålla. Hur det kommer att se ut vet vi inte, men något vi vet är att det kommer att ställa nya krav på oss både som ledare och medarbetare.


Vi har samlat en del tips på hur du som arbetsgivare kan förhålla dig till förväntningar kring närvaro, effektivitet och produktivitet och samtidigt ta hänsyn till medarbetarnas önskemål. Det finns även viktiga saker ur ett arbetsrättsligt och arbetsmiljömässigt perspektiv när det gäller distansarbete.

1. Utgångspunkt arbetsplatsen
Som arbetsgivare har du skrivit ett avtal med dina medarbetare, nämligen anställningsavtalet. I detta avtal ska det framgå var den anställde ska jobba ifrån. Det är avgörande för att veta hur långt arbetsgivarens arbetsmiljöansvar sträcker sig, vilken turordningslista den anställde hör till vid en eventuell arbetsbrist (om det finns flera kontor) och även var arbetsgivaren kan utöva sin arbetsledningsrätt. Om det står att hemmet är arbetsplats, då är vår bedömning att det är svårt att tvinga in en medarbetare på heltid och tvärtom – om det står i avtalet att kontoret är arbetsplatsen är det svårt att tvinga medarbetare att jobba hemifrån på heltid. Om du som arbetsgivare vill ändra i avtalet behöver du komma överens med medarbetaren om detta, alternativt förändra tjänsterna i en omorganisation efter förhandling med facket.

Tips: se över era anställningsavtal, se till att arbetsplats är angivet för alla medarbetare. Är du medlem i Fremia hittar du avtalsmallar på fremia.se.

2. Arbetsgivaren bestämmer utifrån verksamhetens behov
Arbetsgivaren har rätt att bestämma var arbetet ska utföras. De flesta arbetsgivare vill att arbetet ska utföras där det blir mest produktivt. Är det mer fördelaktigt för en medarbetare att utföra en viss arbetsuppgift hemifrån eller på annan plats kan arbetsgivaren godkänna det. Många organisationer lägger ansvaret på cheferna att lösa detta gemensamt med sina medarbetare utifrån verksamhetens behov. De flesta sätter upp spelreglerna kring detta i en egen policy för distansarbete. Vill arbetsgivaren att arbetet ska utföras på kontoret så är det upp till arbetsgivaren att besluta det, det är inte ett fritt val att arbeta på distans.

Tips: Ta fram en policy för distansarbete. Är du medlem i Fremia finns exempel på fremia.se. För dig som inte är det - hör av dig till hej@byracoachen.se

3. Hybrid
Många funderar över vilket arbete som är lämpligt att utföra på kontoret och vilket arbete som utförs bättre på annan plats. Kreativa möten som ska leda till utveckling sägs generellt fungera bättre i fysiska miljöer. Medan arbete som kräver fokus och koncentration bör ske på en plats som erbjuder lugn och ro. Informationsmöten kan med fördel genomföras digitalt eller via telefon. Det gäller också för arbetsgivaren att fundera över hur organisationens arbetssätt påverkar och kan bidra till ett bättre livspussel, minskad miljöpåverkan och framförallt att varje medarbetare ska kunna bidra på ett effektivt och produktivt sätt och ha ett tydligt hållbarhetsperspektiv.

Tips: Diskutera tillsammans med medarbetarna hur och var ert arbete utförs på bästa sätt. Vilka fördelar och utmaningar ser ni ur perspektiven verksamheten, teamen och individen. Förslag på övning finns i artikeln Maktförskjutning, eller hos Byråcoachen

Tips: Lär av varandra och jämför med kollegor i branschen, hur kommer de att arbeta framöver? Byråcoachen delar gärna med sig av det vi fångat upp. Vi driver även kostnadsfria nätverk för ledare i byråbranschen där till exempel såna här diskussioner är aktuella just nu. Mer info eller ansökan skickar du till hej@byracoachen.se

4. Pendling och resor
Hur påverkar pendlingen både miljön, medarbetaren och effektiviteten? Enligt Resvaneundersökningen i Stockholm 2019 använder stockholmarna i snitt lite över en timme om dagen, vilket blir 6,4 arbetsveckor om året, till arbetspendling – alltså längre än den genomsnittliga semestern! Effekten under pandemin har nog inte undgått någon. Och vilka av era möten har ni insett lika gärna kan göras digitalt i stället för att resa till en annan ort? Är det önskvärt att gå tillbaka till den verklighet där vi pendlade till kontoret fem dagar i veckan, reste kors och tvärs för ett möte? 

Tips: Se över er resepolicy och utvärdera hur ni ska prioritera resor, fysiska möten och digitala alternativ. När är det värt att göra vad? 

5. Förhandla omorganisation
Om ni gör en omorganisation eller ändrar villkoren för medarbetarna – glöm inte att förhandla med facket innan ni fattar era beslut. Omorganisationer som kan leda till arbetsbrist ska alltid förhandlas oavsett om ni har kollektivavtal eller inte.

Tips: Ta reda på vad som gäller innan du börjar planera och agera. Mycket handlar om information och processer. Om du behöver stöd och inte är medlem i en arbetsgivarorganisation som annars hjälper dig kan du börja med att kontakta Byråcoachen

6. Arbetsmiljöansvar
Det finns mycket att tänka på när det gäller arbetsmiljöansvaret om du som arbetsgivare i större utsträckning tillåter medarbetare att arbeta hemma eller på distans. 

Från ett arbetsmiljöperspektiv innebär det att även arbete som utförs hemifrån ska omfattas av arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete. Sådant arbete kan behöva genomföras på nya sätt med tanke på att medarbetarna inte är på arbetsplatsen. Det som tidigare varit normalt är inte längre det.
Här skriver Fremia mer om återgång till arbetsplatsen i ett arbetsmiljöperspektiv.  

Verksamheter som har korttidspermitterade medarbetare, eller medarbetare som arbetar hemifrån, behöver följa upp vilka effekter detta hittills har haft. Åtgärderna behöver utvärderas och förbättringar kan behövas framöver.

Pandemin har påverkat oss alla och vårt sätt att vara och arbeta. Vi kan lära oss massor och skapa vårt nästa normala. I detta arbete är det viktigt att du som arbetsgivare jobbar för att utveckla en miljö som är bra både för verksamheten och för medarbetarna. En sak är säker, ingenting kommer att bli som förut, och det kommer att bli bra. 

Vill du prata mer om det här? Hör av dig direkt till oss på hej@byracoachen.se

 

Dela artikeln:

Artikeln var ett annonssamarbete


Resumés nyhetsbrev

Genom att skicka in mina uppgifter godkänner jag Bonnier Business Media AB:s (BBM) allmänna villkor. Jag har även tagit del av BBM:s personuppgiftspolicy.