Ta del av allt innehåll på Resumé
Starta din prenumeration

Prenumerera

Annonssamarbete

Byråcoachen

Hybridarbetsplatsen: Två övningar för att lyckas

Publicerad: 6 oktober 2021, 11:34

Vi är många som ser att vi går mot en alltmer flexibel tillvaro, där en hybrid av att jobba på kontoret och hemma förväntas vara möjlig. Men vem bestämmer var och när vi ska jobba egentligen?


Upplever du som så många andra byråledare vi har pratat med en maktförskjutning? Som att det nya utgångsläget är att jobba hemma och att ”det är upp till mig när och hur mycket jag är på kontoret”. 

Eller har du som många andra bestämt att ni är två eller tre dagar på kontoret, trots att magkänslan säger att det kanske inte är den bästa lösningen? 

På Byråcoachen tycker vi att det är mer intressant och effektivt att skaffa insikt och samsyn kring vad som ligger bakom våra beslut och prioriteringar. På det sättet kan vi alla bidra till utvecklingen där vi strävar efter att vara lite bättre imorgon än idag.

Känner du igen dig i något av det här? 

• Jag ser en framtid där flexibilitet och en hybrid lösning ingår, men vet inte exakt hur det ser ut eller funkar.
• Jag vill att alla ser fördelarna och nackdelarna, och att vi jobbar tillsammans på lösningar.
• Jag vill vara schysst och lyssna in behoven, men också att de ska förstå mig som arbetsgivare.
• Alla vill olika och jag är ingen kameleont.
• Jag upplever att fler utgår från jaget snarare än laget.

Känns något igen? För att du också ska slippa lägga tiden på att uppfinna hjulet får du här förslag på konkreta övningar för att designa den bästa lösningen för just er. 

Dessutom skapas en bra arbetsmiljö, engagemang och effektivitet av arbetsgivare och medarbetare tillsammans. 

Jag vågar lova att ni har igen den tiden ni investerar i att strukturerat diskutera, se och komma med lösningar tillsammans.

Och du, se till att ni även har koll på vad som gäller kring det juridiska arbetsmiljöansvaret.

 Läs mer om det i vår artikel Det nya normala: Här är 6 tips för din arbetsplats.  

Övning 1: Samsyn för chefer och ledning

Deltagare: Chefer, ledare och HR
Syfte: Att både fånga insikter och perspektiv på nuläget, vad ni vill behålla och vad ni behöver utveckla, Även hur ni ser på ledarskap, kommunikation, delegering och utveckling av era arbetssätt.
Tidsåtgång: 45 minuter - 2 timmar.

Träffas digitalt eller fysiskt. Alla ska ha förberett sig individuellt och funderat igenom frågorna och skrivit ner tankar inför träffen.

Exempel på frågor att ställa sig och diskutera:

Utveckla arbetssätten
• Vilka insikter och lärdomar om för- och nackdelar från tiden på distans har jag samlat in/fångat upp? (Om ej ordentligt gör en sån övning baserat på frågorna nedan alt. perspektivövningen)
• Vad vill vi behålla och vad vill vi förädla baserat på det?
• Hur kan vi löpande utvärdera och utveckla våra arbetssätt för bästa möjliga resultat, engagemang, hälsa och hållbarhet?

Arbetsmiljön
• Hur tar vi tar vårt arbetsmiljömässiga ansvar, och vilka skyldigheter har vi i en hybrid tillvaro? Vilka rutiner, policys, spelregler etc bör uppdateras?
• Har vi beskrivningar på och ramar för vad flexibilitet och hybrid innebär hos oss som alla förstår och förhåller sig till?
• Har vi tillfredställande medarbetarsamtal, uppföljningar och dialog?

Arbetsledningen
• Hur stor utmaning är det att önskemål och förväntningar från medarbetarna mer känns som en kravlista/beställning som vi ska lösa? Generellt eller specifikt hos vissa medarbetare?
• Har vi tydliga syften med träffen när vi ses?
• Vad kan och bör vi delegera beslut kring? Och till vem? Vad tar vi som chefer beslut kring, vad är delegerat till individen och till projekt- och produktionsledare? (Det är utmanande att vara ledare utan att vara chef! Ska till exempel produktionsledaren kunna beordra vem som jobbar var och när för att leda arbetet på bästa sätt för teamet och uppdraget?)
• Hur hanterar vi kommande situationer där medarbetare vill olika? Vem pratar man med och vem har mandat att bestämma? 

Gör så här:

1. Var och en skriver ner sina tankar inför mötet
2. Dela era tankar och klustra dem på en whiteboard. Gå laget runt så att alla får säga sitt.
3. Summera vad ni vill behålla, utveckla respektive tydliggöra.
4. Prioritera det ni ser är mest akut / viktigast att göra genom att placera dem på en tidsaxel om 6-12 månader.
5. Placera även aktiviteterna i en fyrfältare med storleken på insatsen respektive förväntade effekten. Fokusera på allt som hamnar i fälten för stor effekt, det som är lätt gör ni direkt, och det som är mer komplext gör ni en plan för.
6. Bestäm ett nästa steg. Vem har ansvar för vad, och vilka gör vad när? Och viktigast – när och hur följer ni upp det?
7. Nu firar ni. Bra jobbat! Och ganska skönt va? Nu är ni igång med att utveckla era nya optimerade arbets- och förhållningssätt!

Vill du veta mer eller få en digital whiteboard för den här övningen så hör av dig så skickar jag över en! 

Berätta gärna hur det gick och vilka era insikter blev!  

hej@byracoachen.se 

Övning 2: Det finns fler perspektiv

Om ni har en utmaning med jaget vs. laget vs. kunden får du inspiration till en övning att göra här.

Deltagare: Alla medarbetare
Syfte: Tanken är att den här övningen ska hjälpa er till intressanta diskussioner och ökad förståelse. Utkomsten blir tydligare prioriteringar och spelregler som ni kan börja leva efter.
Tidsåtgång: 30 minuter - 2 timmar

1. Skapa en digital whiteboard (ex. Mural, Miro) om ni inte ses fysiskt.
2. Gör en ruta för varje perspektiv: Jaget, Laget, Arbetsgivaren och Kunden. Varje ruta delas sedan i två delar kontoret / distans.
3. Be alla, för sig själva sätta sig in i varje perspektiv och därifrån skriva ner fördelar / möjligheter och nackdelar / utmaningar de ser. Hjälpfrågor:
Jaget - Var och när funkar jag bäst, vilka behov har jag, förutsättningar behövs och vilka uppgifter passar bäst var och när?
Laget - Vad vinner vi på att ses, vad är syftet? Vilka uppgifter gör vi bäst när vi ses? Vad behöver, ger och får vi av varandra?
Arbetsgivaren - Vilka vinster, fördelar och utmaningar ser jag ur min arbetsgivares perspektiv. Vad blir lättare och vad blir svårare när vi jobbar på distans vs. är på kontoret? Vad är syftet och vinsterna med att vi möts IRL?
Kunden/uppdragsgivaren - Hur påverkas kunderna / uppdragsgivaren av att vi jobbar på distans vs. på kontoret? Hur uppfattar de möten, engagemang, leveranser, kontakten? Vilka förväntningar och behov av service finns?
4. Diskutera era insikter i grupper om 2-4 personer. Summera de max 3 viktigaste insikterna per perspektiv (= upp till 12 saker)
5. Varje grupp delar 12 viktigaste på den fysiska eller digitala whiteboarden.
6. Öppna för delning och tankar i respektive perspektiv. Lyssna aktivt för att förstå och få ny input.
7. Hitta de 2-3 viktigaste insikterna i varje ruta som ni vill jobba med nu.
8. Identifiera spelregler, metoder, aktiviteter eller mindset ni behöver ha för att uppnå fördelarna eller få bort utmaningen.
9. Exemplifiera när var och en ser att man agerar i enlighet med dem. Frågan kan vara: ”Hur märker jag och andra att jag agerar efter våra spelregler.”

Tanken är att den här övningen ska hjälpa er till intressanta diskussioner och ökad förståelse. Utkomsten blir tydligare prioriteringar och spelregler som ni kan börja leva efter. 

Utvärdera hur det går ofta, gärna månadsvis. Det är på det sättet vi kan fortsätta utveckla våra arbetssätt, arbetsplatser och affärer. Och få alla medarbetare att vara en del av lösningen!

Som alltid är du välkommen att höra av dig till oss på Byråcoachen för bollande eller stöd i din process på hej@byracoachen.se 

 

Dela artikeln:

Artikeln var ett annonssamarbete


Resumés nyhetsbrev

Genom att skicka in mina uppgifter godkänner jag Bonnier Business Media AB:s (BBM) allmänna villkor. Jag har även tagit del av BBM:s personuppgiftspolicy.