Dela sidan:

Nyckeln till ett lyckat event sitter i detaljerna. Att varje enskild detalj fungerar skapar en minnesvärd helhet. Denna utbildning lär dig hur du planerar och genomför ett lyckat event från start till mål.

UTBILDNINGEN GÅR IGENOM:

  • Vad är ett event – definitioner av event, möte, event marketing, konferens och kongress, vilka eventformer som passar olika syften.
  • Hur du tar fram eventets syfte och med syftet som ledstjärna får vägvisning genom hela processen och hjälper dig att skilja bra idéer från dåliga
  • Målsättning av event
  • Hur du säkerställer innehållet, renodlar och får innehållet att rimma med målen
  • Budgetering
  • Styrdokumenten och hur de används: projektplan, produktionsplan och körschema
  • Uppföljning och mätning av resultatet

UTBILDNINGEN RIKTAR SIG TILL:
Dig som arrangerar event eller andra kommersiella möten, till exempel interna konferenser, större eller mindre kundmöten, galor eller andra publika event.

MÅL MED UTBILDNINGEN:
Efter utbildningen ska deltagaren ha kunskaper i att:

  • Strukturera arbetsuppgifterna, kunna ta emot och förstå briefen eller uppdragsbeskrivningen och strukturera upp den till ett genomförbart event.
  • Ta fram de styrdokument som eventet behöver – projektplan, produktionsschema och körschema. Vad är det för skillnad på dessa dokument, hur ska man tänka när man gör dem och hur hjälper de till att skapa det klockrena eventet.
  • Målsätta eventet. För att veta om du är framgångsrik behöver du sätta mål. Men hur sätter man mål på ett möte eller ett event? Hur kan vi använda målen för att säkerställa eventprocessen?
  • Göra en budget. Hur ska du tänka när du budgeterar, vilka kostnader glöms oftast bort och hur kan du säkra att du håller budget? Hur kan du använda budgeten som ett styrdokument?
Anmäl dig här »

PROGRAM

09:00 Välkommen och introduktion

  • Hej och välkommen
  • Kort presentation av föreläsaren och erfarenheter
  • Deltagarna presenterar sig kort, fokus på erfarenheter
  • Genomgång av dagens schema

09:30 Eventets grunder

  • Bakgrund – varför vill människor mötas? När genomfördes det första eventet?
  • Vad är ett event – definitioner av event, möte, event marketing, konferens och kongress
  • Likheter och skillnader med andra kommunikationsformer – styrkor och svagheter. När passar det bra med ett möte eller event, när passar det mindre bra? Hur kan man använda styrkorna och undvika svagheterna?

10:30 Fika

10:45 Vad är ett lyckat event?

  • Hur målsätter man event? Räcker det att gästerna är nöjda med maten eller underhållningen? Hur kan vi använda målet för att säkerställa en riktig förändring i kunskap, attityd eller beteende?
  • Hur arbetar man fram syftet? En av de vanligaste misstagen arrangörer av möten är att slarva med syftet. Syftet ger vägvisning genom hela processen och ger oss styrkan att skilja bra idéer från dåliga
  • Hur styr detta arbetet? Vilka verktyg kan man använda, hur styr mål och syfte arbetet genom processen?

12:00 Lunch

12:45 Tre faktorer till framgång – organisation del 1

  • Hur avgränsar du uppgiften? Vad ingår i uppgiften, vem ansvarar vad, vilka resurser har vi att tillgå och när ska det vara klart?
  • Vilka styrdokument behöver du och hur tänker du för att få dem att hålla?
  • Projektplan, planen som definierar projektets deadlines, ansvariga och deras områden. Gäller från projektstart till någon dag före eventet.
  • Produktionsschema, innefattar allt som arrangören behöver göra, komma ihåg eller säkerställa under riggdagar, repdagar och genomförande.
  • Körschema, schemat som på sekundnivå styr allt som våra besökare/deltagare får uppleva från scen eller annat.
  • Hur organiserar du dig på plats. Hur fungerar ledarskap på plats, hur bygger jag en hållbar organisation på plats, vet alla sina befogenheter och ansvar och vad gör vi om något inte går som planerat?

13.45 Tre faktorer till framgång – budget del 2

  • Hur gör du en budget? En budget byggs upp i fyra till fem block och görs ofta i tre-fyra omgångar. Hur säkerställer vi att inget missas och vad kostar saker? Är billigast alltid bäst?
  • Hur ska du prioritera? De flesta har inte obegränsad budget, det kommer att behöva prioriteras och väljas. Hur gör man det på bästa sätt? Hur vet vi att det inte påverkar kvaliteten?
  • Kravställa leverantörer? Leverantörer är oftast den största delen av budgeten, hur kravställer vi dem på bästa sätt, hur säkerställer vi att vi får vad vi behöver och till rätt pris?

15:00 Tre faktorer till framgång – innehåll del 3

  • Vad ska vi säga? Då event är en stor logistisk utmaning brukar det bli så att allt fokus hamnar på det logistiska. Hur säkerställer vi innehållet på bästa sätt? Det är ju trots allt innehållet som gör skillnaden i förändringen av kunskap, attityd eller beteende.
  • Kill your darlings och renodla. För att klara budget men också säkerställa att rätt sak fastnar behöver de allra flesta renodla och välja bort. Det är inte möjligt att uppnå flera saker med en insats.
  • Stäm av mot målen. Mål och syfte kommer att vara till stor hjälp under processen. 

15:45 Fika med grupparbete

  • En grupp med del 1 och en grupp med del 2.
  • Grupp 1: Får i uppgift att sätta samma en grov budget utifrån en uppdragsbeskrivning.
  • Grupp 2: Får i uppgift att skapa ett körschema utifrån ett löst planerat program.

16:30 Redovisning och summering av dagen

17:00 Slut för idag

Information


Anmäl dig här »

Kursledare

Event

Tomas Stålmarck
Tomas Stålmarck är en av Sveriges mest allsidiga och erfarna ”eventare”. Han arbetar dagligen som projektledare, innehållsproducent, mötesregissör och manusförfattare till ca 50 event per år. Han har arbetat med allt från event för den lilla ledningsgruppen om 10 personer till Eurovision, OS och UEFA. På kundlistan finns bl.a.: Synsam, Mekonomen, Google, Samsung, The Color Run, Gyllene Tider, Reebok och Svenska Idrottsgalan. 

Vad tyckte tidigare deltagare?

"En riktigt bra kurs med en mycket duktig och kompetent kursledare - hade gärna kunna bestå av två dagar.” 


Anci Syrén, projektledare och eventkoordinator,
Crossmedia Events

”Mycket bra kurs som gav mig bra verktyg och tydliga exempel från verkligheten”

Ann-Sophie Stern, Senior Marketing Professional,
Sandvik Coromant Sverige AB

Alla utbildningar