Ta del av allt innehåll på Resumé
Starta din prenumeration

Prenumerera

Opinion

Medias sms-granskningar påminner om vikten av genomtänkt kommunikation

Publicerad: 18 maj 2021, 10:46

Medierna har fått upp ögonen för att sms mellan näringslivsföreträdare och politiker är allmänna handlingar. Det ställer hårdare krav på hur man formulerar sig i sms:en, det skriver Agnes Nilsson, kommunikationsrådgivare på Kekst CNC.


Den senaste tiden har medierna uppmärksammat sms-konversationer mellan näringslivsföreträdare och politiker. En företeelse som sannolikt är här för att stanna.

Skriftlig kontakt med myndigheter, förvaltning eller politiker är en allmän handling, även via sms, e-post eller andra kanaler. Att handlingen är allmän innebär dock inte att den automatiskt är offentlig. När en uppgift begärs ut från en myndighet görs en sekretessbedömning där offentlighetsprincipen vägs mot sekretesslagen. Bedömningen kan antingen belägga handlingen helt eller delvis med sekretess, eller göra den offentlig. Trots detta har sms sällan granskats tidigare.

Sms kan vara en effektiv kommunikationskanal när företrädare för näringsliv och politik snabbt behöver utbyta synpunkter och kunskap. Som sådan omfattas den av samma transparens som gäller för annat utbyte med politiker. Det är bra att medierna har fått upp ögonen även för denna kommunikation.

Det kan hävdas att medias granskningar inte bör förändra hur exempelvis vd:ar kommunicerar med politiker eftersom ett tillrättalagt utbyte riskerar minska insynen. Från ett sådant perspektiv bör kommunikationsrådgivare, som jag och mina kolleger, därför inte ha synpunkter på utbytet. Detta synsätt är felaktigt. På samma sätt som att förberedelser inför en intervju handlar om att den som intervjuas ska kunna göra olika resonemang och synpunkter begripliga för omvärlden, är det viktigt att även sms som kan bli offentliga är formulerade på ett sätt som undviker missuppfattningar när de synliggörs och ibland tas ur sin kontext.

Det korta och direkta formatet gör sms effektivt i kommunikationen mellan två personer. Samtidigt kan just detta skapa utmaningar när andra ska tolka korrespondensen. Hur formen eller tonen i kommunikationen kan uppfattas utifrån allmänhetens perspektiv bör därför alltid vägas in. I övrigt kan det vara värt att påminna sig om följande principer:

1) Företag och organisationer bör i all sin kommunikation till myndighet eller politiker se det som att handlingen skulle kunna bli offentlig. Innehållet måste tåla publicering i medierna, på samma sätt som ett utskick eller tal till medarbetarna måste utformas för eventualiteten att de sprids bredare än så. 

2) Medias intresse och granskning sträcker sig troligen bara över en begränsad period. Ofta finns en förhistoria och referenser vars betydelse inte framgår när sms:et tas ur denna kontext. Varje sms bör därför beaktas utifrån hur det kan uppfattas isolerat. Om något kan missuppfattas sett ur detta perspektiv, bör den formuleringen självklart undvikas.

3) Löpsedelstestet är ett bra sätt att vaccinera sig mot oönskade situationer. Testet går ut på att föreställa sig hur en kvällstidning skulle beskriva informationen i sms:et på en löpsedel, och hur dess själva existens skulle kunna presenteras. Känns det oönskat är det troligen läge att avstå.

4) Som med all kommunikation ska inte heller denna framföras i affekt eller oreflekterat.

5) De marknadsmissbruksregler, MAR, som börsnoterade företag måste följa för andra kanaler, gäller även för sms. Sms:et får inte förmedla potentiellt kurspåverkande information eller röja insiderinformation.

6) Om möjligt, undvik att nämna en tredje part. Om en tredje person eller organisation nämns och konversationen blir offentlig, har denna inte haft någon som helst möjlighet att påverka det - den har troligen inte ens vetskap om detta.

7) Till sist är det bra att påminnas om att det ibland rentav kan vara en fördel att en sms-konversation blir offentlig. Innehållet kan visa på aktivitet och sända viktiga budskap i en fråga som har ett stort allmänintresse.

Ökad transparens är sällan dåligt för näringslivet. Det handlar inte om att försöka smita förbi sms- granskningarna. Det handlar om att agera genomtänkt och ansvarsfullt så att lagar följs, onödiga missförstånd undviks och företagets rykte inte riskeras.

Agnes Nilsson, kommunikationsrådgivare, Kekst CNC (fd JKL)

Dela artikeln:


Resumés nyhetsbrev

Genom att skicka in mina uppgifter godkänner jag Bonnier Business Media AB:s (BBM) allmänna villkor. Jag har även tagit del av BBM:s personuppgiftspolicy.