Ta del av allt innehåll på Resumé
Starta din prenumeration

Prenumerera

Opinion

"Sätt regler för vad som gäller för mejl och mobil utanför arbetstid"

Publicerad: 3 april 2019, 09:24

Det alltmer flexibla arbetslivet innebär både för- och nackdelar. Att sju av tio tjänstemän kollar jobbmejlen på fritiden är inte hållbart – det måste till regler för hur ditt företags anställda hanterar jobbet när de är lediga, det skriver Unionens samhällspolitiska chef Henrik Ehrenberg.


Ämnen i artikeln:

Unionen

Vårt arbetsliv är i förändring. Ständig uppkoppling, öppna kontorslandskap, den
mobila tillgängligheten och multitasking påverkar oss. En del av förändringen är
positiv och ger möjlighet till större frihet och inflytande över hur och när jag gör mitt
jobb.

Men när all tid blir möjlig arbetstid riskerar det förstås att få negativa konsekvenser.
Många människor har svårt att förhålla sig till det gränslösa arbetslivet. Utan
avkoppling eller återhämtning blir vi också mindre produktiva och effektiva.

Dels handlar det om tillgängligheten som sker utanför arbetstid och som många
anställda och chefer ofta ställer accepterar utan diskussion, särskilt i media- och
kommunikationsbranschen. Och dels handlar det om hur vi beter oss mot varandra
på arbetsplatsen.

Både tillgängligheten utanför arbetstid och beteenden på arbetsplatsen går att
härleda till vilken kultur som finns, eller saknas, på arbetsplatsen. Om man har
kommit överens om vad som gäller eller inte gäller.

Att ha kontoret i fickan, att möjligheten till att vara ständigt uppkopplad finns och att
ständigt vara redo att lösa en jobbuppgift har självklart sina fördelar. Men när den
inkräktar på annat – när kollegor slutar lyssna på varandra på möten för att mobilen
surrar och meddelanden flödar, eller när samtalet från chefen avbryter mitt i din
sagostund med sonen, ja, då är det dags att sätta tydliga spelregler.

Sju av tio tjänstemän kollar jobbmejlen på fritiden, enligt en undersökning gjord av
Novus på uppdrag av oss i Unionen. Drygt fyra av tio tjänstemän läser jobbmail flera
gånger, eller någon gång om dagen när de är lediga. Det är inte hållbart.

Psykisk ohälsa är idag den vanligaste orsaken till sjukskrivning. Det är
arbetsgivarens ansvar att säkerställa att medarbetarna får tid till återhämtning och
har en rimlig arbetsbelastning och stressnivå. Arbetsgivaren måste skapa
förutsättningar för en bra balans mellan krav och resurser.

En lösning är helt enkelt att komma överens med varandra om vad som gäller. Börja
med att prata om det. Att formalisera vad som gäller i en mobil- och mejlpolicy är ofta
ett bra verktyg för att komma tillrätta med tillgänglighetens baksidor. Att komma
överens om vad som gäller, när vi är tillgängliga för mejl och samtal, ökar fokus och
arbetsro, och skapar mer tid till det som verkligen behöver göras.

Om det redan finns en fungerande policy på din arbetsplats, grattis! Om det inte gör
det, prata med kollegorna och chefen och försök jobba för att det införs. Här nedan
finns förslag på vad en sån överenskommelse kan innehålla. Det är så klart viktigt att
ta fram en egen skräddarsydd version som passar just ert företag eller arbetsgrupp.
Kom ihåg att följa upp policyn regelbundet. Se om den efterlevs och om något
behöver förändras.

Två gyllene regler:

- Det finns ingen förväntan på svar efter ordinarie arbetstid.
- Respektera dina kollegors och chefers fritid, sjukfrånvaro och vabb.

Så tänker vi på (företagsnamnet) kring mejl och mobil:

- Sätt mobilen på ljudlöst när du är på kontoret – även dina kollegor störs av din telefons ring och pling.
- Lägg undan mobilen när du sitter i möte, och lyssna istället på de andra mötesdeltagarna. Att inte göra det, är att uppta andras tid i onödan.
- När du mejlar, var noggrann med vem som får kopia på mejlet, skicka inte kopior i onödan.
- Tänk till innan du ringer eller mejlar kollegor efter arbetstid.
- Om du mejlar utanför arbetstid, så var tydlig med om du förväntar dig svar och varför – eller om det kan vänta till imorgon.
- Om du måste skicka iväg några mejl en kväll, så tidsinställ dem gärna, så att mottagaren får dem först nästa arbetsdag (i Outlook finns exempelvis funktionen "delivery delayed").
- Undvik att läsa mejl och svara inte på mejl på kvällar och helger, om det inte är absolut nödvändigt.
- Undantag kan finnas som exempelvis akuta situationer eller jobb mot annan tidszon – var tydlig med att ärendet brådskar och när svar förväntas.
- Kom överens om vad som gäller även vid undantagsfall, som arbetstoppar eller annat.
- Fyll på med det som behövs för just er arbetsplats.

Henrik Ehrenberg, samhällspolitisk chef på fackförbundet Unionen

Ämnen i artikeln:

Unionen

Dela artikeln:


Resumés nyhetsbrev

Genom att skicka in mina uppgifter godkänner jag Bonnier Business Media AB:s (BBM) allmänna villkor. Jag har även tagit del av BBM:s personuppgiftspolicy.