Dela sidan:

Hur handlar man upp en bra byrå för sitt event eller möte?

Ett företags externa och interna möten blir viktigare och viktigare, att mötas öga mot öga är vägen till framgång oavsett om det handlar om att sälja sin nya produkt eller lansera en ny strategi.

Det finns säkert hundratals sätt att göra det, men om man sammanfattar det kan man säga att det är två sätt som utkristalliserar sig:

1. Prisjägarna
De går ut till flera byråer (oftast många) och ber dem komma in med priser på mat, dryck, lokal och boende samma datum och i samma stad. Det leder till att alla byråer oftast ringer till samma anläggningar och frågar om samma saker.

2. Idéjägarna
De skriver en kort brief om utmaningen de står inför och ber byrån att komma med sina bästa ideer samt ger dem 30 min att presentera detta.

Visst, detta är något generaliserat och för vissa är detta inlägg att sparka in öppna dörrar, men det ser förvånansvärt ofta ut som ovan beskrivet.

Dessvärre är inget av dem är speciellt lyckat.

Prisjägarmetoden kommer att ge ett ganska likvärdigt resultat, du kommer få små prisskillnader och det är ofta beroende på om byrån bett om ett eller två glas till förrätten eller om de hoppat över konferenslunchen och föreslagit wraps istället. Det är saker som ni enkelt kan komma till rätta med om den första offerten spräcker er budget.

Idéjägarna faller på att man gör de bästa och mest kreativa lösningarna för dem man känner.

Mitt förslag som ni gärna får testa nästa gång är följande:

Sök runt på Resumé, kolla igenom senaste Gyllene Hjulet (eventbranschens Guldägg), vilka byråer blir ofta nominerade, vilka verkar vinna mycket och vilka har gjort projekt som du gillar?

Bjud in tre-fyra st. av dem med en mycket tydlig kravprofil:
• Är det viktigt att de har erfarenhet av din bransch?
• Är det viktigt att de inte jobbar med konkurrenter?
• Eller andra krav.

Av dem som klarar dina krav ber du om tre saker:
• En prislista på deras timarvoden.
• Huvudnumret är att du ber att presentera HUR de skulle vilja angripa din utmaning och hur de vill jobba med er och hur processen ser ut.
• Be att få referenser.
• Som en bonus kan du be att få se några case.

Sen går du på ren magkänsla. Givet att event är enormt intensivt så kommer det att kräva ett nära samarbete mellan kund och byrå, både digitalt och live och sista veckorna/dagarna nästan 24/7. Då är det mycket roligare om du gillar och har förtroende för dem du valt.

Blir arbetet förtroendefullt och roligt kommer det vara enkelt att jobba tillsammans igen, och igen. Då behöver ni inte heller lägga tid på att lära känna nya byråer varje år utan kan tillsammans anstränga er för att göra eventet ännu bättre.

Tänk på att: ”Gör vi det lika bra som förra året har vi gjort det sämre”

Lycka till!