Ta del av allt innehåll på Resumé
Starta din prenumeration

Prenumerera

Lördag28.03.2020

Kontakt

Annonsera

Meny

Starta din prenumeration

Prenumerera

Sök

Affärer

Varselkommunikation, ledarskap och krishantering – våra experter svarar på coronafrågorna

Varselkommunikation, ledarskap och krishantering – våra experter svarar på coronafrågorna

Resumé har samlat 12 experter för att svara på dina frågor om corona. Här redovisas frågorna och svaren löpande.

Publicerad: 24 Mars 2020, 13:58

Ämnen i artikeln:

Mats GeorgsonJochum ForsellCoronavirusetSveriges AnnonsörerEva OssianssonVarumärkeVarumärkesstrategiEva HamiltonKaperoPeter Lundberg

Svarar på frågor från Resumés läsare: Tobias Eltell, Jochum Forssell, Hampus Knutsson, Mats Georgson, Paul Ronge, Tomas Stålmarck, Kaj Johansson, Eva Hamilton, Lena Bjurner, Jeanette Fors Andrée, Peter Lundberg, Eva Ossiansson och Sara Luthander.

Innehåll

I förra veckan lanserade vi intiativet ”Fråga experterna” för att hjälpa marknadsförare, byråer och andra i vår bransch att få svar på hur de ska agera i kristid. Sakkunniga inom ledarskap, juridik, HR, varumärkesstrategi, organisationsfrågor, kostnadseffektivisering, mediestrategi, pr och krishantering finns här för att svara på dina frågor.

Tanken är att den här artikeln ska fyllas på med fler frågor och svar allteftersom de kommer in, på så vis blir detta en kunskapsbank som förhoppningsvis hjälper dig att navigera framåt.

Är det någon viktig fråga som våra experter ännu inte svarat på? Skicka in denvia formuläret på den här sidan, så får du förhoppningsvis svar inom kort. Du kan välja att vara anonym.

01. Råd kring event

Här publicerar vi svar från Tomas Stålmarck, utbildare inom Resumé Akademi och en av Sveriges mest erfarna eventarrangörer.

Nästan alla ställer in sina event nu, eller skjuter dem till hösten. Hur tycker du att man ska tänka kring sina event-aktiviteter just nu?

”I det korta loppet är det naturligt, även om man rent ”juridiskt” kan köra ett företagsmöte som inte är publikt tror jag ingen skulle känna sig bekväm. Men i stället för att ställa in, kan man ställa om. Vi ser flera fina exempel på detta. Omställningar i form av digitala möten i stället eller att man skjuter till hösten och kanske ändrar format. 

Webbdagarna är ett kanonbra exempel som på fem dagar ställde om från Live on Stage till Live on screen. Imponerande. 

Flera teknikföretag och eventbyråer har också satt upp fasta studios på arenor som Vasateatern och AtSix för att med otroligt kort förberedelsetid kunna göra proffsiga och snabba digitala event. Så ni behöver inte ställa in, bara ställa om. 

Väljer ni att skjuta upp skulle jag rekommendera att vara ute i god tid, de signaler jag får är att beläggningen på lokaler och arenor i Sthlm är skyhög i höst. Många ska slåss om både lokal och tid. Ta till vara på att ni ”fått” ett halvår extra att arbeta med innehåll, relevans och delaktighet och var det mötet som deltagarna längtat efter.”

02. Organisation och processer

Här publicerar vi svar från Peter Lundberg och Kaj Johansson, managementkonsulter på Kapero, som ägnar dagarna åt att optimera organisationer hos marknads- och kommunikationsavdelningar och medieföretag. Som en del av Resumés kristeam ska de hjälpa läsarna med kostnadseffektivisering och strukturer under corona.

Vi är en marknadsavdelning på 50 personer och nu kommer vi tvingas varsla 20 av dem. Hur ska vi bygga upp organisationen igen efter detta?
”Kraftiga varsel och därmed åtstramad budget kräver att man måste gå igenom och fundera på vilka kanaler som ger mest effekt och vilka som drar mest resurser. Man bör också gå mot fler generalister som kan bära flera uppgifter parallellt och som kan få tydliga mandat - för att man minska på resurskrävande beslutsprocesserna.

När situationen har stabiliserat sig så kommer det att finnas möjligheter att använda erfarenheterna till att skapa slimmade strukturer och arbetssätt. Vår erfarenhet är att krissituationer skapar nya smarta och effektiva lösningar.”

Är det läge att införa anställningsstopp?
”Det är svårt att svara på generellt, det beror ju helt på vilken bransch man är – vissa branscher går ju för högtryck nu. Men vi andra ska nog vara väldigt försiktiga och tänka på lång sikt.”

Ska man bygga upp ett ”corona war-team” på marknadsavdelningen eller byrån?
”I och med att detta är en så radikalt förändrad situation för hela samhället, som ser ut att vara ett tag, måste snarare hela marknadsavdelningen förhålla sig till den. Men även detta beror ju på vilken bransch.”

Vilka köp ska marknadsavdelningen dra ner på i coronatider?
”Generellt kan det ju vara en god idé att prioritera varumärkes byggande kommunikation framför taktisk och kanske dra ner på experimenterande i mindre kanaler.”

03. Krishantering

Här publicerar vi svar från Jeanette Fors-Andrée, krishanterare och mediehanterare med 14 års erfarenhet, Paul Ronge, före detta journalist och sedan 2000 krishanterare och medierådgivare. Hampus Knutsson, ingår i Primes kristeam som expert. Tidigare kommunikationschef på Moderaterna. 




Vi är en medelstor organisation där det i dagsläget finns stor oro från medarbetarna kring varsel. Vi vet att det kommer att bli uppsägningar, men omfattningen är inte alls fastställd än. Hur kommunicerar vi detta internt?

Jeanette Fors-Andrée svarar:
”En vanlig problematik i samband med varsel och uppsägningar är att medarbetarna inte känner igen sig i den negativa bild som beskrivs som anledning till de åtgärder som vidtas. Medarbetarna har haft alldeles för lite insyn i och information om verksamhetens utveckling, den dalande försäljningen eller de svikande intäkterna. Men i dessa coronatider finns det en större förståelse för hur näringslivet och samhället i stort drabbas. Många företag och branscher har öppet kommunicerat intäktsbortfall och tuffa åtgärder. Delar av samhället lider. Ett råd är därför att så långt det är möjligt prata om de utmaningar som verksamheten nu står inför. Beskriv ledningens riskanalys, hur verksamheten påverkas och vilka ytterligare konsekvenser som är att vänta. Berätta det ni med säkerhet vet. Beskriv de åtgärder ni hittills har vidtagit, om ni övervägt permittering. Det är helt naturligt att era medarbetare nu tittar på hur andra arbetsgivare agerar, känner oro inför framtiden och ställer sig frågan ”hur kommer det här att drabba mig?” Var lyhörd för den oron och låt allvaret i situationen avspeglas i er kommunikation. Empati är desto viktigare i svåra lägen. 

En annan aspekt att komma ihåg är att verksamheten så långt det är möjligt ska fortsätta som vanligt. Det betyder att ledningen och kommunikationen internt också ska motivera de som inte blir uppsagda, som kommer att behöva hålla arbetsmoralen och motivationen uppe för att inte tappa ytterligare i effektivitet och produktivitet. Fortsätt vårda personalens stolthet. Engagera dem i allt gott som ni gör – för medarbetare, kunder och samhället i stort.”

Paul Ronge svarar:
”Jag tror det är oerhört viktigt att internt kommunicera det nuläge ni befinner er i så att de anställda känner att ni tar deras oro på allvar. Naturligtvis kan ni inte kommunicera rena affärshemligheter som hur mycket orderingång och intäkter minskat, men ge en bred nulägesbild varför läget kommer att kräva nedskärningar/ uppsägningar.

– Ni kommer kanske att få frågor om ni går via LAS (sist in först ut) eller försöker få frivilliga avgångar och till och med utköp med avgångsvederlag. Förbered svar på dessa frågor innan ni kommunicerar. Finns ett fack måste ni ändå hantera detta i förhandlingar. Uppmana era anställda att hålla koll på arbetsmarknaden efter nya möjliga jobb, ställ upp på personliga samtal, visa så mycket empati som möjligt för dem i den här svåra situationen!”

Hampus Knutsson svarar:
”För det första, visa stor förståelse för oro och ägna extra mycket tid åt dialog och stötta medarbetare så mycket det bara går. För det andra, krångla inte till det i onödan. Det är lätt att börja linda in obekväma budskap så mycket att de knappt går varken känna igen eller tolka, men det är direkt kontraproduktivt. Det lönar sig aldrig att luras och människor förstår, särskilt när telefonen tystnar och mejlkorgen ekar tom. Säg istället som det är, verksamheten och arbetstillfällen kan komma att påverkas, men exakt hur är för tidigt att svara på. Sen är det viktigt att informera så fort det finns ett beslut och då ge stöd till de medarbetare som drabbas.”

Hur kan jag som reklambyråchef enklast börja hjälpa mina kunder med kriskommunikation. Vi har expertis inom sociala medier och content, men för att fortsätta vara relevant krävs delvis något annat för många kunder än det vi har i dag?

Jeanette Fors-Andrée svarar:
”Byråer är generellt bra att samarbeta – man tar gärna in extern expertis som saknas eller bör förstärkas för att bäst hjälpa kunden. Knyt till er experter på kriskommunikation, samarbeta med andra som tillför perspektiv eller erbjudanden som ni själva inte har. Det stärker också förtroendet för er som reklambyrå.”

Paul Ronge svarar:
”Som du skriver har du inte kriskommunikation som kompetens inom din reklambyrå, då tror jag det är väldigt vanskligt att erbjuda era kunder det, framförallt som faktureringsbar tjänst. Mycket kommunikation idag kommer att skötas av anställda informatörer och vara relativt enkel interninformation (anpassning till Folkhälsomyndighetens riktlinjer osv, om man ska jobba hemifrån osv). Mer avancerad kriskommunikation blir det för sådana som SL (indragna turer som i början av veckan gjorde att folk stod packade som sillar i tunnelbanan - just det som skulle undvikas) eller skidanläggningar som verkar prioritera vinst framför liv och säkerhet.  Mitt råd är att erbjuda kunderna bollplank och second opinion via mobil och mejl som en service, mer för att hålla kontakten och idka kundvård medan Coronakrisen pågår. Då bidrar du/ni med sunt förnuft i stället för att erbjuda en professionell kompetens ni inte har.”

Hampus Knutsson svarar:
Ha krisglasögonen på men fokusera på det ni är bra på och hjälp uppdragsgivarna inom de områden där era kärnkompetenser behövs, givet hur läget ser ut idag. Jag rekommenderar ingen att försöka helt byta nisch eller ändra erbjudandet bara för att efterfrågan råkar handla mycket om krisrådgivning just nu. Det är fortfarande så att piloter har bäst förutsättningar att ta ner ett plan som störtar mot marken med haveri på ett säkert sätt. Och kom ihåg att det här läget är temporärt även om vi inte ser ljuset i tunneln riktigt än.  

– Sen tycker jag att man kan ta med sig två positiva saker, kommunikation blir ännu viktigare under en kris och många organisationer tänker nu om kring hur de ska kommunicera till marknaden under en helt exceptionell period. Det borde vara en bra grogrund för en hel del uppdrag framåt.”

04. Ledarskap

Här publicerar vi frågor till Eva Hamilton, vd på SVT 2006-2014 och i dag bland annat ordförande i Film- och TV-producenterna.

Hur tycker du att man som chef bör agera när man är i färd att informera personalen om att man behöver genomföra en omfattande besparing, där många uppskattade medarbetare tvingas lämna arbetsplatsen?
”Detta är en av de svåraste stunderna i en chefs yrkesliv. Men VET du att det är nödvändigt för att rädda företaget och för att rädda framtida jobb – ja då har du en stark mental grund som ger dig trovärdighet. Den vissheten skänker också en sorts meningsfullhet till denna smärtsamma process.

Kalla personalen till ett gemensamt möte. Ge en bakgrund. Beskriv företagets situation. Tala om hur många tjänster ni måste dra ned. Ta sedan enskilda samtal med de medarbetare det gäller.

Dina medarbetare är vuxna människor. Behandla dem så! De har själva tagit en rad tuffa beslut om barnen, om relationen, om husköp eller om nödvändiga förändringar i livet. De är väl införstådda med vad som händer just nu. Sannolikt har de redan tänkt tanken att de riskerar att förlora sina jobb.

Så försök inte linda in beskedet, kom inte med några ”tröstande” utfästelser. Säg som det är.

Se till att vara väl påläst vad gäller turordningslistor och uppsägningstider. Ta reda på vilken eventuell hjälp som finns att få från Trygghetsrådet eller Arbetsförmedlingen. 

Om företaget av någon anledning vill göra avkall på LAS-reglerna blir det svårare. De anställda brukar uppleva en sorts objektiv rättvisa i att ”sist in är först ut”. Men om företaget och facket kommer överens om sådana undantag, så var beredd på att processen blir sårigare. ”Varför är han bättre än jag, som är så erfaren…?”. Också kolleger kommer att vilja vara lojala med dem som måste gå, även om unga, nyanställda kanske har en mer relevant kompetens. Väljer ni den vägen, måste ni ha rejält på fötterna!”

05. Mediestrategi

Här publicerar vi frågor och svar till Jochum Forsell, rådgivare och senior partner på mediebyrån Hear.

När alla är hemma lär väl tv-tittandet gå upp. Är tv en effektiv kanal just nu?
”Tv-tittandet har faktiskt inte gått upp de senaste veckorna, i alla fall inte på linjär tv. Däremot har vi ändrat vad vi väljer att titta på; nyhetssändningar i alla kanaler har ökat mycket kraftigt.

Tv är varken mer eller mindre effektivt som mediekanal betraktat under den här perioden. Man kan möjligen säga att tillgänglig reklamtid ökar, vilket gör det säkrare att köpa kampanjer just nu; kanalerna har mycket lager som är osålt i och med uppskjutna och inställda kampanjer. Sedan handlar mycket om vad man kommunicerar i tv och hur affären just nu ser ut; om konsumenter kraftigt minskar sina köp i just din kategori är en tv-kampanj (eller mediekampanj överhuvudtaget) sannolikt inte effektiv.

Däremot ser vi tydligt att det digitala tittandet har ökat de senaste veckorna. Play-tjänsternas och kvällstidningarnas starter ökade med nära +60 procent under förra veckan, jämfört med en normalvecka, och tittartiden är upp +25 procent. Så om man planerar en rörlig kampanj borde man överväga att vikta lite mer budget mot digital video än vad man har gjort tidigare.”

06. Varumärkesfrågor

Här publicerar vi frågor och svar till våra varumärkesexperter Eva Ossiansson, universitetsdoktor i marknadsföring och Mats Georgson, doktor i marknadskommunikation. 

Går det att släppa varumärkesbyggande kampanjer i dessa tider? Om ja, vem gör det bra tycker du?

Eva Ossiansson svarar:
”Varumärkesbyggande är en ständigt pågående process som företag och verksamheter alltid ska ha i fokus. Däremot måste sättet att kommunicera och vad som kommuniceras ske i takt med sin samtid. Det kan annars bli väldigt tokigt. Man kan nu välja att visa att man kan förknippas med vissa värden såsom omtanke och ansvarstagande. Varumärkesbyggandet kan därför ske på lite andra sätt än vad vi normalt förknippar med varumärkeskampanjer, till exempel när företag väljer att agera och hjälpa till med saker som krävs i dessa coronatider, fastighetsägare som till exempel Thule Fastigheter som sänker sina hyror, teknikkonsulterna Rise som bistår med tekniska plattformar etc. Audi har gått ut i sin kampanj och manar till att hålla avstånd och hjälpa varandra och hur vi skall kunna 'flattenthecurve'.”

Mats Georgson svarar:
”Absolut. Varför skulle det inte göra det? Mycket fokus på corona, men vad är väsensskilt från vanliga tider egentligen – du har alltid mottagare som har massor med viktigare saker att tänka på än din kampanj. Så det gäller, precis som vanligt, att överbrygga det genom att engagera, överraska, roa, förfära, informera – någonting måste öppna dörren till att få dem fundera på ditt budskap för ett par sekunder.

Vilka gör det bra? Fel ingång, titta på andra tycker jag. Jag tycker istället, fundera på ditt erbjudande, var det säljs, hur det säljs, hur det konsumeras, dess nyttor, vilka känslor och fördelar du har. Är det något av dessa som ändras i denna situation? Folk har till exempel ofta mer tid nu, mer samvaro i mindre enheter (familjer) – hur kan man göra något som passar rätt i situationen och med just ditt varumärke?

Kom ihåg att er varumärke står för något. Precis som en människa man vill lita på beter sig förutsägbart i en kris, så ska ett varumärke också göra det. Agera som den varumärkespersonlighet ni ska vara och utgå inte från att folk vill ha långa tirader om hur allvarligt läget är. Leave that to the statsminister.”

***

Nike är ett exempel på varumärken som kommunicerat kring Corona. Är det bra eller inte att adressera pandemin i kommunikationen? Och hur ska man då tänka?

Eva Ossiansson svarar:
”Det är svårt att nästan inte beröra det som lamslår en hel värld idag. Man kan annars uppfattas som rätt tondöv. Alla berörs och tänker Corona just nu så kommunikationen handlar mycket om hur företagen förhåller sig till detta och visar vad de kan bidra med. Och vilka värden de vill stå för.”

Mats Georgson svarar:
”Det är inte en fråga om du ska nämna det eller inte. Min fru och jag är delägare i en blomster- och livsstilsbutik i Bromma och vi erbjöd hemlevererans på blommor och ljud och sånt till de som inte kan eller vill lämna hemmet. Vi nämnde väl corona en gång, där det föll sig naturligt. Alla fattar ju ändå. På samma sätt behöver du inte nämna corona om du till exempel ska sälja sällskapsspel, pizzaleverans eller månadsabonnemang på tv, folk vet ju varför de är hemma nu. Om du å andra sidan känner det är naturligt så var inte rädd för att nämna det. Det viktiga är som vanligt att vara relevant. Kanske kan man dra ner lite på humorn, men framför allt behöver ingen varumärken som ska uppträda med begravningsentreprenöriell tonalitet. Var dig själv, varumärke.”

***

Tycker du att man ska öka/minska sin mediebudget just nu?

Eva Ossiansson svarar:
”Mediebudgeten ska anpassas efter de mål och planer man har med sin kommunikation. Och om man tror att genomslaget skulle kunna bli högre just nu för att företaget och dess varumärken kan framstå som mer relevanta och intressanta just nu kan det finnas anledning att synliggöra sig. Men, just nu drunknar det mesta i coronainformation, vilket man måste vara medveten om även om vi med tiden kommer att längta efter något annat i våra flöden i takt med att karantänen drar ut på tiden. Ett företag kan också göra sig relevant just nu om de väljer att agera för att visa på vad de kan bidra med för att hjälpa människor, sjukvård och samhällen i detta svåra läge. Men, det måste vara äkta och passionerat. Som när en viss restaurang i Göteborg levererar sin mat till personalen på akuten på Sahlgrenska. Det har lett till att många vill köpa mat från det stället för de gillar hur de valt att agera. Så det gäller att inte bara kommunicera med ord utan att faktiskt också agera mer konkret med handlingar.”

Mats Georgson svarar:
”De flesta får nog ut mer av sin budget i tider då medierna får tomma ytor, folk är hemma och konsumerar mer media av alla slag och så vidare. Om du kan, gör det. Men man måste också förstå de som helt enkelt inte har möjlighet. Det är lite som när folk skällde på Branson och Stordalen för de varslade folk. De var belånade och i knipa redan innan krisen, och om man tror att det bara handlar om att annonsera mer för att sälja resor just nu är man mer naiv än en afterskiare i Åre. Men de flesta sitter inte så hårt i sjön heller.

Marknadsföring och affär går hand i hand – öka om du kan få fram resurser och ser en öppning. Om du inte vet exakt var, när och hur du skulle spendera mer, gör det inte. Om du vet det, så vet du.”

07. Avtalsfrågor

Här publicerar vi frågor och svar till vår avtalsexpert Tobias Eltell, jurist på Sveriges Annonsörer.

Hur ska man tolka force majeure i avtal?
”Den här delen i rättsvetenskapen är tack och lov ganska ovanlig. Men kort kan man säga så här.

Force majeure är en ansvarsfrihetsgrund som bottnar i en objektiv omöjlighet för en avtalspart att fullfölja sin del av förpliktelsen, till exempel en leverans av någonting. Typiskt för force majeure (översatt ”övermakt”) är att hindret ligger utanför partens kontroll och är sådant som parten inte rimligen kunde eller borde ha förutsett vid avtalets ingående. Typiskt sett anses krig, revolution, eldsvåda, översvämningar och råvarubrist vara exempel. Men även politiska beslut, blockader och arbetsmarknadskonflikter kan utgöra force majeure.

I vilken utsträckning corona-viruset skulle kunna vara en force majeure-omständlighet är svårt att svara på. Inte helt givet. Men det får avgöras från fall till fall (jag vet, detta är ett frustrerande svar). Men man måste se till helhetsbilden.

Dels måste man naturligtvis kika i det ursprungliga avtalet och vad som står där. Kanske finns det en force majeure-bestämmelse som tar upp just smittspridning och pandemier. Är det kört om man inte har en sådan uttrycklig bestämmelse? Nej, det behöver det nödvändigtvis inte vara men detta får vi utveckla senare. Ytterligare en fråga man måste ställa sig om man verkligen inte hade kunnat förutse effekterna av den snabba spridningen? Nej, kanske inte. Allt har gått väldigt snabbt här. Dock inte som en jordbävning. Och har effekterna av pandemin verkligen påverkat möjligheterna av att fullgöra sin del i avtalet, eller är det mer ett sätt att komma ur ett dåligt avtal rent allmänt? När ingicks avtalet? Ligger överenskommelsen längre bak i tiden eller har man chansat lite första veckan i februari? Och glöm inte den objektiva omöjligheten. Man kan inte åberopa force majeure bara för att det blir krångligare och mer besvärligt att fullgöra sin del av avtalet. Man får hugga i med andra ord.

Mycket om och men här alltså. Och i slutänden blir mycket av detta troligtvis försäkringsfrågor.

En paragraf man inte helt ska glömma här är generalklausulen i 36 § Avtalslagen. Här kan ett avtal förlora sin verkan på grund av oskälighet. Men denna luddiga bestämmelse tar primärt sikte på jämkning av ett avtal och inte i första hand en fullständig ogiltigförklaring. Intressant med paragrafen är att den beaktar omständigheter som inträffat efter det att avtalet är slutet – senare inträffade förhållanden. Mer om oskälighetsbestämmelsen senare.”

Vår försäljning har sedan en månad dippat något fruktansvärt, och vi måste ställa in våra planerade marknadsföringsåtgärder. Kan vi hävda ”corona” som stöd för att häva avtalet?
”Det är många som far illa i dessa tider, och alla vill ju överleva. Tyvärr riskerar det att bli lite av den enes bröd...

Just i det här fallet finns det egentligen ingen given ansvarsfrihetsgrund som skulle göra det objektivt omöjligt för er att fullgöra avtalet (betala för marknadsinvesteringen), utan mer att konjunkturen till följd av viruset har störtdykt. Sådant har ju hänt förut i historien. Så enbart på grund av ett kärvt ekonomiskt läge kan det bli svårt att komma ur ett avtal. Här blir force majeure svårt att tillämpa.  

Möjligen skulle man kunna resonera i termer av oskälighet i ljuset av generalklausulen i Avtalslagen 36 §. Men det beror helt på hur avtalet med dess förpliktelser ser ut, och om man kan säga att det skulle finnas en oskälighet att mot bakgrund av senare inträffade förhållanden göra gällande avtalet fullt ut. Men denna luddiga bestämmelse tar primärt sikte på jämkning av ett avtal och inte i första hand en fullständig ogiltighet. Och som sagt, här måste man in och borra i avtalet för att kunna ge närmare vägledning.  

Tyvärr lär ju insolvens och inställda betalningar bli realitet för många, och här har vi ett skarpare läge. Skatteverket beskriver en faktisk betalningsinställelse. Det räcker inte som bevis för obestånd att gäldenären låter bli att betala. Det krävs en uttrycklig förklaring som ska vara riktad till en större borgenärskrets, t.ex. genom en cirkulärskrivelser etc. Hamnar vi dessutom i rekonstruktion är vi långt ut på skalan med ansökan till tingsrätten, rekonstruktörer och frysning av tillgångar mm.   

I det läge vi befinner oss i nu tror jag dock att vi måste försöka se långsiktigt och gå fram försiktigt. Försöka se det ekologiska systemet i branschen. Och har man en slant, varför inte dra på lite, läs Hans Sydows tankar i Resumé 23 mars.”

08. Arbetsrätt

Här publicerar vi frågor och svar till Sara Luthander, chefsjurist på DIK.

Jag tittar på möjligheten med korttidspermittering för att snabbt få ner kostnaderna. Är det något särskilt som jag behöver tänka på i allt detta?

”En första och viktig fråga företagen i dag behöver ställa sig är om det räcker med permittering, eller om det behövs en ännu mer långsiktig planering än så.

Jag brukar uppmana att tänka i en tre-delad begreppsmodell: Vision, Strategi och Logistik.

Visionen är det långsiktiga; hur ska vi ha det och vara när vi är framme vid målet. I coronatid kan det översättas med; vilka delar tror vi är våra starkaste som vi behöver värna mest om i företaget, och vilka tror vi eventuellt inte kommer överleva en kris? Vad ser vi för nya möjligheter och hur är vi rustade för dem? 

Visionen ska sedan vara vägledande för vilken strategi man väljer i den krishantering som röda siffror innebär. Uppsägningar, permittering, andra åtgärder. Strategin kan vara både kort- och långsiktig och innehåller en mängd beslutsfattande. Det som avgör om strategin håller och leder till visionens är – logistiken. Förutse behov av informationsmöten och ligga steget före: äga er interna kommunikation med medarbetaren. Kalla till förhandling med facken, vara förutseende och anmäla eventuella varsel till Arbetsförmedlingen, ingå individuella avtal med alla om permittering eller teckna kollektivavtal om korttidsarbete med fackförbund, upprätta turordningslistor och så vidare. Parallellt med detta hantera arbetsmiljön i orostider. Informera när ni har något att berätta och informera om att ni inte har något nytt att berätta, men återkommer med information när ni har det.

Konkret avseende att förbereda permittering av anställda är följande mycket viktigt;

Efter inledande information om läget; be dina anställda att meddela facklig tillhörighet. Ingen är skyldig att besvara den frågan, men du har rätt att fråga och det underlättar för både dig och de anställda att du vet vilka förbund som behöver kallas till förhandling.

Kalla redan nu berörda fackförbund till förhandling och ge förslag på tid om 1-2 veckor för att ha god framförhållning. Då hinner du förbereda dig samtidigt som det ökar möjligheterna att få ihop kalenderutmaningen.

Att teckna kollektivavtal om korttidsarbete/korttidspermittering ger dig som arbetsgivare större flexibilitet i en arbetsbristsituation (som behovet av omstrukturering i företaget kallas för på ”juridiska”. 

Om du är medlem i en arbetsgivarorganisation; kontakta den för vägledning. 

Om du har hängavtal; kontakta det fackförbund med vilket du har tecknat avtalet.

Har du inte kollektivavtal alls kan du antingen gå med i en arbetsgivarorganisation, eller så kan du kontakta det fackförbund som har bäst täckningsgrad och – inte minst viktigt – bäst motsvarar ditt företags profil – och framföra önskemål om att teckna kollektivavtal om just korttidsarbete/korttidspermittering.

Utan kollektivavtal om korttidsarbete/korttidspermittering är det permittering med den så kallade procentregeln som gäller. I korthet innebär den att du behöver göra individuella avtal om permittering med samtliga medarbetare som ska permitteras. Sammanlagt måste mer än 70 procent av de medarbetare som finns inom driftsenheten (förenklat kan sägas att om du har flera kontor är varje kontor en driftsenhet) och som kan permitteras (nyanställda samt tjänstlediga ingår inte i beräkningsunderlaget) teckna avtal. När detta är på plats kan du verkställa permitteringen, men samtliga behöver permitteras i samma omfattning.

Viktigt är också att ha koll på de formella kraven för att få statligt stöd för korttidsarbete/korttidspermittering. Du kan enbart sätta ned arbetstiden med 20/40/60 procent. Inga andra procentsatser är godkända inom ramen för stödpaketet.

Anställda med löner över 44 000 kronor i månaden (omräkning till heltid ska ske för deltidsanställda) kan inte få stöd på överskjutande lönedelar. Notera att överskjutande lönedelar ska betalas i lön som vanligt. Notera också att stödet endast omfattar lön, dvs inte tjänstepension eller andra förmåner. Samtliga dessa behöver alltså fortsätta betalas för att fullgöra respektive anställningsavtal. 

Slutligen vill jag nämna risken för de anställda med att göra överenskommelser om att tillfälligt gå ner i lön (vid sidan av effekterna av permitteringen och stödet för korttidsarbete). Tiden som permitterad räknas för den enskilde som så kallat ”överhopningsbar tid” i förhållande till a-kassan. Det vill säga om uppsägning kanske ändå inte går att undvika trots permitteringen, kommer den enskilde att få beräkna sin a-kasseersättning och ersättning från eventuell inkomstförsäkring på den lön som gällde före permitteringen. Om ni avtalar om annan lönesänkning är det den lönenivån som kommer grunda den enskildes försäkringsförmåner från i arbetslöshetsförsäkringen och även inom sjukförsäkringen samt föräldraförsäkringen.

Till sist vill jag tipsa om att tillväxtverket på sin hemsida (www.tillvaxtverket.se) löpande uppdaterar och klargör regelverket. Där får du som arbetsgivare den säkraste informationen om korttidsarbete och permitteringsreglerna. Det är också där du ansöker om det statliga stödet.

Tillväxtverket öppnar portalen för ansökan om stöd den 7 april. Stöd kan dock meddelas retroaktivt från den 16 mars.

Sammanfattningsvis i tre korta punkter skulle jag vilja rekommendera följande:

Tänk Vision-Strategi-Logistik.

Se till att ha ett körschema och kom ihåg att informera löpande.

Ta hjälp av någon som kan arbetsrätt, om du är osäker.

Redaktionen

Dela artikeln:

Resumés nyhetsbrev

Genom att skicka in mina uppgifter godkänner jag Bonnier Business Media AB:s (BBM) allmänna villkor. Jag har även tagit del av BBM:s personuppgiftspolicy.