Netflixdag, utvecklingssamtal och nolltolerans mot övertid – så jobbar branschens arbetsgivare mot stress

Resumé skickade frågor till sammanlagt nio slumpvalda bolag inom pr och reklam samt nio kommunikationsavdelningar inom statliga och kommunala organisationer. 

Hos de statliga och kommunala institutionerna berättar personalen att de har rutiner för hur de hanterar stress och utmattningssyndrom på arbetsplatserna. Alla som har svarat har skyddsombud, arbetsmiljöombud och fackliga representanter i organisationen. Självklart har de också utförliga policydokument som uttrycker hur arbetet ska fungera i teorin. Samtliga pratar om också vikten av förebyggande arbete för att förhindra stress och utmattning hos organisationernas kommunikationsanställda.

På Försäkringskassan svarar Sten Eriksson, chef för kommunikationsavdelningen, att de har riktlinjer för hur de hanterar all typ av ohälsa på arbetsplatsen.

– Riktlinjen fokuserar på tidiga åtgärder från närmaste chef, och tydliggör vilket ansvar såväl chef som medarbetare har.

Han vill hellre tala om ”friskfaktorer än om riskfaktorer”. Stefan Eriksson anser att ett gott psykosocialt arbetsklimat där medarbetare trivs och känner delaktighet och trygghet samt närvarande chefer som kan göra tydliga prioriteringar och omfördela kapacitet där det behövs är bra exempel på så kallade ”friskfaktorer”.

– När det gäller risker så är min erfarenhet att medarbetare inom vårt skrå är högt motiverade och har höga ambitioner. Ibland leder det till att man själv tar på sig så mycket att det blir för tungt att bära. Där behöver vi som chefer ha en bra dialog med medarbetarna, och fatta tydliga beslut om vad som är viktigast, säger han.

Hur upplever du branschen generellt? Finns det problem med ohanterbara mängder stress och utmattningssyndrom?
– Som jag var inne på – kommunikationsmedarbetare brinner ofta för sitt jobb, och jobbet kan också bli en identitet. Då kan arbetsmässig feedback tas som personlig kritik. Ibland behöver vi påminna oss om att detta är ett jobb där vi på ett professionellt sätt behöver göra skillnad mellan rollen och människan, säger han.

LÄS MER: Vittnesmålen inifrån branschen: ”Det mänskliga värdet räknas sällan”
LÄS MER: Kommunikation är Sveriges sjukaste yrke: ”Den värsta konsekvensen är dödsfall”
LÄS MER: Hjälp Resumé att granska den psykiska ohälsan i branschen

Även Region Skåne försöker jobba förebyggande med stress och utmattningssyndrom på arbetsplatsen. Och precis som Sten Eriksson på Skatteverket påpekar Ted Knutsson, hr-specialist på regionen, att det ofta är ambitiösa medarbetare som ligger i riskzonen.

– Region Skåne har ett fortsatt fokus att arbeta förebyggande och hälsofrämjande i dessa frågor. Arbetsgivaren har alltid ett övergripande ansvar men det är också viktigt att medarbetare känner efter och signalerar när det blir för mycket. Det är inte helt sällan att det är lust och engagemang till arbetet som driver en medarbetare in i ohälsa snarare än att arbetsgivaren driver på, säger han.

– Vårt fokus ligger på det förebyggande arbetet men måste naturligtvis även hantera situationer som uppstår. Då behov finns så arbetar vi nära med vår företagshälsovård i att finna lösningar och anpassningar i arbetet, fortsätter han.

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) pekar på otydligheten eller obalansen mellan krav, möjligheten för deras anställda att påverka sin arbetssituation och stöd som de största riskfaktorerna hos dem.

– I den dagliga dialogen mellan chef och medarbetare strävar vi efter att fånga och hantera arbetstoppar och planera för vila och återhämtning, så att balansen blir rimlig på kort och lång sikt, säger Cathrin Dalmo, hr-chef på myndigheten.

– Hantering av arbetsmiljöarbetet styrs av rutiner och instruktioner för till exempel systematiskt arbetsmiljöarbete, förebyggande och rehabiliterande hälsoarbete och krisstöd till medarbetare. Genom kontinuerlig dialog mellan chefer och medarbetare om arbetsförhållanden kan tidiga signaler på arbetsrelaterad ohälsa fångas. I de fall det trots allt uppstår ohälsa hanteras rehabiliteringen i samspel med mellan chef och medarbetare, med stöd av HR och företagshälsovård, fortsätter hon.

”Förstår inte vad de ska ha en kommunikatör till”

Yvonne Wennström, hr-administratör vid Stockholms Stad, uppger att stress är en riskfaktor hos myndigheten. Kommunen gör regelbundna undersökningar för att göra riskbedömningar och upptäcka tidiga signaler för stress och mental ohälsa.

– Chefer kan också alltid vända sig till kontorets hr-konsult eller personalchef för vägledning. För att förebygga att ohälsa uppstår på arbetsplatsen är det även viktigt att kontinuerligt samtala om: Klargöra arbetets innehåll, vem som gör vad. Vilka resultat ska uppnås med arbetet. Hur ska man prioritera om tiden inte räcker till. Ansvariga: är alla chefer med personalansvar, säger hon.

Enligt Maria Andrén, hr-specialist på Skatteverket, erbjuder de utbildningar och kunskaps- samt arbetsmaterial i samband med ett förändringsarbete som pågår mellan 2021 och 2023 i syfte att skapa ett mer hållbart arbetsliv.

– Om chefer och medarbetare vid dessa tillfällen identifierar risker för stress och ohälsa har vi rutiner för arbetsanpassning, rehabilitering, kränkande särbehandling, incidentrapportering med flera. En vanligt återkommande åtgärd är att arbeta i team för att kunna ta större medarbetaransvar för den gemensamma planeringen och arbetsbelastningen, säger hon.

Uppsala Universitet beskriver att de främsta riskfaktorerna för kommunikationspersonalen är arbetsbelastning, otydliga roller och mål samt egna och andras förväntningar. Universitetets kommunikationsdirektör Pernilla Björk beskriver som många andra vikten av förebyggande insatser.

Hur upplever du branschen rent generellt? Finns det problem med ohanterbara mängder stress och utmattningssyndrom?
– Kommunikationsyrket är relativt nytt. Många i ledningen och verksamheten förstår att kommunikation är viktigt men de förstår inte vad de ska ha en kommunikatör till. Förväntningarna finns också att kommunikation ska lösa alla problem och det är inte heller fallet. Jag tror också att corona har förvärrat situationen för alla som har kreativa yrken där vi behöver bolla, diskutera och workshoppa fram lösningar, säger hon.

Enligt TCO har många som senare blir långtidssjukskrivna arbetat fast de varit sjuka innan sjukskrivningen. Vad kan arbetsgivare göra här?
– Jag tror att dialogen mellan närmaste chef och medarbetarna är jätteviktig. Bra är uppföljning av sjukskrivningar. Arbetsmiljögrupp och skyddsombud är också viktiga. Det förebyggande arbetet är en nyckel.

Eva Carlstedt är tillförordnad avdelningschef kommunikationsavdelningen på Migrationsverket. Hon förklarar att det löpande förs dialog mellan medarbetare och dennes chef och att det även på avdelningsnivå sker samtal om arbetsbelastning och hur de arbetar.

Vilka tror du är de främsta riskfaktorerna på er arbetsplats?

– Arbetet är händelsestyrt och medarbetare kan behöva släppa arbetsuppgift för att fokusera på en annan under kortare perioder. Nedskärningar på arbetsplatsen är en annan risk, säger hon.

Enligt henne finns det en lång rad saker arbetsgivare kan göra för att förhindra långtidssjukskrivningar hos anställda:

– Föregå med gott exempel, tydlig med förväntningar, säkerställa back-up vid sjukdom, sätta psykisk ohälsa och stress högt på agendan för avdelningen och arbeta med psykologisk trygghet. Att våga prata om dessa ämnen, säger hon.

Enligt Maria Björling, HR-partner för kommunikationsavdelningen på Polisen, arbetar de likt många andra myndigheter förebyggande mot stress och för en bättre arbetsmiljö. Hon beskriver att utvecklingssamtal, skyddsronder, arbetsplatsträffar är viktigt speciellt när många arbetar hemifrån i pandemin.

– Om det inte är tillräckligt med att chef stöttar genom dialog så kan ett steg vara prioritering och/eller arbetsanpassning av arbetsuppgifter eller kompetenshöjande insatser etc. Det finns även möjlighet till samtalsstöd eller liknande via företagshälsovård och även möjlighet och rutin för att göra en arbetsskadeanmälan antingen som tillbud eller arbetsskada, säger hon.

Vilka tror du är de främsta riskfaktorerna på er arbetsplats?

– Hög efterfrågan på avdelningens kompetens tillsammans med väldigt ambitiösa medarbetare i en stor myndighet med ett komplext uppdrag, säger Maria Björling.

Har infört ”Netflixdag”

Resumé har hört av sig till flera pr-byråer, men bara Westander och Gullers har svarat. Ulrika Sandström, hr-chef på Westander, berättar att det inte finns en lokal fackklubb på byrån men att de har ett arbetsmiljöombud och samarbete med företagshälsan. 

Hur hanterar ni stress och psykisk ohälsa på arbetsplatsen?
– Westanders filosofi är att man ska kunna ha ett roligt, ansvarsfullt och krävande arbete utan att behöva jobba övertid. Vi arbetar systematiskt med att förebygga stressrelaterad ohälsa och ställer sedan 13 år en fråga om ”balans i livet” i vår årliga medarbetarstudie. 2021 blev betyget 9,3 på en tiogradig skala, säger Ulrika Sandström.

Vad har ni för policy och rutiner gällande psykisk ohälsa (stress och utmattningssyndrom)?
– Arbetsmiljöarbetet är integrerat i vår affärsmodell och ingår som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Vi vill vara pr-branschens bästa arbetsplats och ser balans i livet som en viktig konkurrensfördel för Westander som arbetsgivare. Vi tror att ersättlighet, tydliga förväntningar och mycket återkoppling minskar risken för stressrelaterad ohälsa, säger Ulrika Sandström.

Vilka tror du är de främsta riskfaktorerna på er arbetsplats?
– Vi uppfattar stressrelaterad ohälsa som den i särklass främsta arbetsmiljöutmaningen på vår arbetsplats. Westander rekryterar många högpresterande och samhällsengagerade småbarnsföräldrar och affärsmodellen sätter i system att maximera de anställdas inre motivation. Personer med stark inre drivkraft riskerar att vilja prestera alltför mycket och jobba alltför långa dagar.

Hur upplever du branschen generellt? Finns det problem med ohanterbara mängder stress och utmattningssyndrom?
– Alltför många av våra branschkollegor jobbar 50- eller 60-timmarsveckor. På Westander innebär heltid 40-timmarsvecka och du uppmanas att ta ut eventuell kompledighet så snart som möjligt. Fler byråer borde aktivt motverka en osund övertidskultur, exempelvis genom riktlinjer om att inte kontakta kolleger i jobbärenden utanför kontorstid. Det vore bra för både anställda och kunder, säger Ulrika Sandström.

– Fler byråer borde rekrytera hr-chefer som kan ifrågasätta om övertidskulturen verkligen innebär långsiktig vinstmaximering. Jag tror det vore bra för branschen om fler byråer börjar motarbeta övertidskulturen även som ett medel för att ta sig ur pristräsket. Byråer som ser obetald övertid som en fri resurs är mer villiga att gratisjobba i pitcher och prisdumpa i offentliga upphandlingar, fortsätter hon.

Ulf Dahlqvist, vd och en av huvudägarna på Gullers, berättar att de jobbar med uppföljningar och avstämningar med medarbetarna.

– Vi lägger också stora resurser på bemanningsfrågan, att vi har personal som hjälper och stöttar medarbetarna så att man kommer in i projekt och i rätt projekt. Största riskfaktorn för att må dåligt i vår bransch är att man har för lite att göra. Risken är då att man blir orolig för jobbet, att man känner att man inte duger och att för att man inte tillför. Den andra stora risken är att man har att göra, men inte känner att det man gör är roligt och/eller upplever att man jobbar med fel saker, säger han.

På Gullers grupp har man även kollektivavtal berättar Ulf Dahlqvist.

– Vi har skyddsombud som gör skyddsronder och deltar i kvartalsvisa arbetsmiljömöten med ledningen, säger han.

Precis som Westander har inga reklambyråer som Resumé varit i kontakt med någon facklig representant men samtliga har skyddsombud. 

På reklambyrån M&C Saatchi berättar vd:n Bjarte Eide att de jobbar förebyggande med stress och har ”tydliga och snabba” åtgärder om någon drabbas.

De har också infört riktlinjer kring att inte mejla utanför arbetstid, regelbundna planeringsmöten för att identifiera toppar i arbetsbelastning. Dessutom har de infört en ”Netflixdag” som alla anställda ska ta ut varje år.

– Men viktigast av allt: att vi har en öppen och trygg kultur där det är okej att be om hjälp, säga nej eller flagga om man mår dåligt.

Vilka tror du är de främsta riskfaktorerna på er arbetsplats?
– Den främsta riskfaktorn tror jag är att vi som byrå har en anda av att allt är möjligt och våra anställda är väldigt drivna som personer. Många brinner verkligen för jobbet och tycker att det är väldigt roligt, och då är det nog lättare att gasa på för mycket, säger Bjarte Eide.

Hur upplever du branschen generellt? Finns det problem med ohanterbara mängder stress och utmattningssyndrom?
– Det finns det absolut, och jag upplever tyvärr att det har förvärrats över åren. Med fler kanaler och format ökar kraven samtidigt som budgetar och tidsramar inte har ökat alls. Det skapar en större press.

Enligt TCO har många som senare blir långtidssjukskrivna arbetat fast de varit sjuka innan sjukskrivningen. Vad kan arbetsgivare göra här?
– Jag tror att det enskilt viktigaste vi kan göra är att ha en öppen kultur där det är okej att be om hjälp eller signalera när det blir för mycket, så att medarbetare vågar flagga i tid och kan få hjälp innan det går för långt. Vi har också tät kontakt med alla medarbetare, vilket gör att chansen ökar att vi fångar upp ett dåligt mående tidigt. Under pandemin när vi har jobbat på distans har det varit svårare med den täta kontakten, och därför har vi infört regelbundna möten där vi alla ses och kan märka om saker inte är som de ska, säger han.

”Många här är väldigt ambitiösa”

Kristina Wibne på Forsman och Bodenfors hr-avdelning berättar om vikten att fördela arbetsuppgifter, fråga varandra hur man mår och att det finns en balans mellan arbete och fritid. 

– Det finns så många orsaker till psykisk ohälsa och stress. Det kan vara arbetet, familjesituationen eller andra orsaker, ofta i kombination med varandra. Vi har flera olika policyer som täcker upp för olika situationer. Men grunden är att man som medarbetare tar kontakten med oss på HR, eller att arbetsgruppen fångar upp om någon behöver stöd. Därefter tar vi en dialog och ser på bakomliggande orsaker och vilket stöd som är lämpligt. Ibland räcker det att omfördela uppdragen för att minska arbetsbelastningen, och ibland krävs det mer. Bland annat har vi en sjukvårdsförsäkring, som ger möjlighet till rådgivning eller tillgång till terapeuter, psykologer och läkare, säger hon.

Vilka tror du är de främsta riskfaktorerna på er arbetsplats?
– Höga förväntningar från våra kunder i kombination med höga krav på sig själv är nog den främsta riskfaktorn. Många här är väldigt ambitiösa och gillar det man jobbar med, så det är kanske inte alltid man lägger märke till kroppens signaler. Men vi försöker vara uppmärksamma på varandra i arbetsgrupperna, och se till att det finns en balans i livet. Många hos oss är småbarnsföräldrar och man ska kunna känna att man till exempel kan komma hem i tid från jobbet. Vi vet också att vi har procentuellt färre långtidssjukskrivna hos oss jämfört med många företag.

Gustaf Sehlstedt, vd på reklambyrån Le Bureau, berättar att de har infört utvecklingssamtal en gång per månad i stället för en gång per år. Dels för att distansarbete har blivit vanligare samt för att kunna fånga upp personer som kan vara i riskzonen för psykisk ohälsa och utmattning.

– Generellt försöker vi vara uppmärksamma på tecken som visar att personalen inte mår bra, är pressade eller uppvisar symptom på stress eller psykisk ohälsa. Mer specifikt uppmuntrar vi till fysisk aktivitet, bland annat genom att vi erbjuder möjligheten till träning på arbetstid två dagar i veckan och alla får friskvårdsbidrag, säger han.

Vilka tror du är de främsta riskfaktorerna på din arbetsplats?
– Att vi som är chefer inte är tillräckligt bra på att se eller upptäcka när personalen inte mår bra, att vi för sällan frågar hur man som anställd upplever sin arbetssituation och eller att vi tillåter en hög arbetsbelastning under för lång tid. Att vi inte varit tillräckligt tydliga med att det är okej som anställd att flagga för att man har för mycket att göra eller upplever en orimlig arbetsbelastning, säger Gustaf Sehlstedt.

Hur upplever du branschen generellt? Finns det problem med ohanterbara mängder stress och utmattningssyndrom?
– Jag upplever att kommunikationsbranschen överlag mer eller mindre har problem med stress och utmattning och att det blivit allt vanligare de senaste åren. De stora problemen med ohanterbara mängder stress och utmattningssyndrom är flera, ju längre det dröjer innan man tar tag i det desto längre blir återhämtningen eller rehabiliteringen.

– Dessutom finns risken att det sprider sig på arbetsplatsen eftersom det lätt innebär högre belastning för kolleger om det tillåts gå så långt att någon måste sjukskriva sig. Jag upplever att det ibland är oundvikligt med perioder av högre arbetsbelastning, men dessa måste vara begränsade och följas av lägre arbetsbörda för att just kunna ge tid för återhämtning och ”ladda batterierna”.