Ta del av allt innehåll på Resumé
Starta din prenumeration

Prenumerera
Innehåll från Byråcoachen

Klart vi ska prata pengar även med kreatörer*!

”Siffror är för oss tråkiga som jobbar med ledning och administration, inte för kreatörerna.” Slut citat och början på den här artikeln av Malin Ingevall.

Publicerad: 17 september 2021, 08:43


Vanliga ursäkter att inte prata ekonomi med medarbetarna är till exempel:

  • ”Kreatörerna tycker att det är tråkigt och ointressant med siffror.”

  • ”De ska inte behöva bry sig om det, det är oviktigt för andra än projekt- och produktionsledarna som ansvarar för lönsamheten.”

  • ”Det är så ointressant med siffror.”

  • Och den här, nästan vanligast:  “Det dödar kreativiteten.”

Men är det oviktigt egentligen - kan det ens vara oviktigt? Eller är det så att vi genom vårt sätt att prata om det GÖR det irrelevant?

Det handlar i slutändan om byråns lönsamhet och om du har ett jobb eller inte, så hur ointressant kan det vara tänker jag? Att inte veta hur din insats på jobbet påverkar din anställningstrygghet bidrar väl snarare till otrygghet om vi breddar perspektivet lite? 

Om du inte ser hur det du gör påverkar, bidrar till eller sänker företagets lönsamhet tänker jag att det snarare borde skapa en otrygghet. Och dessutom en missad möjlighet till ökad lönsamhet. 

Frågan vi bör ställa oss är kanske snarare hur vi kan göra det intressant, relevant och engagerande?

Jag har sett att många skruvar på sig när omsättnings- och lönsamhetsmålen kommuniceras i stora siffror. Årsbudgetar, kanske nedbrutet till månader. 

Jag får osökt en tanke på min nu 14-åriga son som, med en viss sundhet måste jag säga, ifrågasätter vad för konkret nytta han kan ha av att kunna rabbla alla svenska kungar och årtalen de föddes och dog. Kan inte det här med lönsamhet som så mycket annat handla om en känsla av relevans och meningsfullhet? Ska han bli historiker eller arkeolog är det ju relevant, men där är han inte nu. 

Att se kopplingen från årsmålen i siffror till mitt dagliga arbete som kreatör är inte alltid enkelt eller självklart. Särskilt om vi inte pratar om det… men den finns där. Och kan och behöver göras relevant.

Du har säkert hört om de två murarna i italienska Florens på 1300-talet som fick frågan vad de sysslade med? Besökaren fick höra av den ena att han skulle ta den där högen med stenar och fästa på varandra. Den andra byggde däremot en katedral. Santa Maria del Fiore är fortfarande en av Italiens vackraste för övrigt. Men visst är det en viss skillnad i perspektiv, och kanske känsla av meningsfullhet? 

Forskning visar att med tydliga mål, syfte och mening blir vi mer produktiva och mår bättre. Och det, i vår konsultverksamhet, kan kopplas till lönsamhet. 

Tips: 

En fråga att fundera på är om du ger dina medarbetare, i alla olika roller, en möjlighet att se hur deras arbete bidrar till katedralen eller ber du dem ”göra slut på stenarna”? 

Hur börjar jag då? 
Med lite grundläggande konsultekonomi kanske? När jag var VD på digitala byrån Sticky Beat gjorde vi en övning där vi gick igenom hur konsultmodellen fungerade för oss. Vi offererade baserat på estimering av tid vi behövde lägga på uppdraget. 

I det fallet tittade vi på vad vi kostar respektive drar in per timme och varför våra debiteringsmål låg där de låg för var och en. Vi pratade om hur mycket vi ville ha i marginal och varför. Att det ger en trygghet, hållbarhet och vikten av att ha en buffert både i tid och pengar.

Några vinster vi upplevde med att gå igenom Konsultmodellen var: 

  • Var och en såg på vilket sätt man bidrog till helheten

  • Det blev lättare att prata om debiteringsgrader och vad som faktiskt var kundtid

  • Det flaggades mer vad som ansågs vara tillägg, ändringar eller när saker tog längre tid än beräknat. (Guld för en pl/pdl att få veta i förväg!)

  • Kollegorna blev än mer måna om att vi fick betalt för all den tid de jobbade för kunden.

  • Tidrapporteringen fungerade bättre och mer av sig självt - i tid. 

  • Det blev tydligt på vilket sätt varje vidarefakturerbar kostnad gjorde skillnad

  • Det blev också tydligt vad varje inköp motsvarar i debiterbara timmar

  • Insikten att vara effektiv och effektfull i ditt jobb ger flexibilitet och ett lugn. Inte tvärtom.

Det blev lätt att se vad som behövdes för att vi skulle kunna jobba lagom mycket, lägga tid på innovation och experiment, köpa nya datorer, utbilda oss, ha kickoffer osv. Och även kunna jobba med saker våra hjärtan ville och inte alltid låta plånboken styra. 

Genom att prata pengar (även med kreatörer) jobbade vi mer för samma sak

Förståelsen hjälpte oss att hjälpas åt. Och det blev roligare och lättare för mig som VD och våra projektledare att prata pengar och debiterbar tid. En annan fördel var att förståelsen och acceptansen för att jag ibland öppnade plånboken och andra gånger stängde den ökade. Det handlade ju inte om att vara snål eller missunnsam. 

Bra frågor att ställa dig

  • Hur nöjd är du med samsynen och kunskapen kring vad som genererar lönsamhet hos er?

  • Hur upplever pl/pdl det att prata estimat, pengar, begränsningar, tidsåtgång i projekten med teamet?

  • Hur är känslan kring att prata om pengar, estimat, timmar och debitering? 

  • Vad säger medarbetarna om det har de koll på på vilket sätt de är med och bidrar konkret till helheten?

  • Vad skulle bli möjligt om det var lika intressant att prata affärer och lönsamhet som kreativa lösningar? 

Om du inte här helt nöjd så kommer här ett par tips.

5 tips: Öka kunskapen och engagemanget för ekonomi på din byrå

  • Kör en crash-course i konsultaffären med alla medarbetare. Även kreatörerna* 

  • Visa vad ni kostar per timme, både för alla tillgängliga timmar och de timmarna ni har som debiteringsmål om ni jobbar med såna. Det visar tydligt hur alla debiterbara timmar gör en ENORM skillnad. Det visar varför utlägg för kunder ska vidarefaktureras, varför inköp gör skillnad, varför det tar X dagar att jobba in den oväntade kostnaden för en splitterny mobil. 

  • Skippa ett ”ekonomirapporteringsmöte” som bara visar budget eller utfall för företaget i stort. Klumpade siffror enligt en kontoplan är svårt för mig som medarbetare att förhålla mig till eller använda på något motiverade eller utvecklande sätt. 

  • Gör istället en övning där var och en identifierar hur de bidrar till bra samarbeten, effektiva projekt och en produktiv vardag. 

  • Vet du inte redan att samarbetsskickligheten står för cirka 50 procent av slutresultatet och dessutom påverkar engagemang, energi och effektiviteten i projekten så läs på lite om det!

* Förlåt för att ni fantastiska kreatörer används så här generaliserande och för att statuera exempel. Jag vet mycket väl att det inte gäller alla och säkert inte dig. Bilden från många projektledare jag pratar med låter så. Vill du så hjälps vi åt att ändra på den. 

Vill du prata mer om det här så hör av dig! Du når mig på hej@byracoachen.se

Läs mer om Byråcoachen här

Håll utkik efter kommande sektionen Byråcoachen på resume.se! Där kommer vi att samla massor av artiklar om aktuella utmaningar du kan stöta på som arbetsgivare – och ge smarta tips på hur du kan ta din byrå till nästa nivå.

Är det något speciellt ämne du vill att vi tar upp? Maila gärna dina frågor och tips till hej@byracoachen.se

byracoachen.se

Texten är en annons från Byråcoachen