Dela sidan:

Som en del i Resumés pågående granskning av problemet med arbetsmiljö och stress svarar byråledarna Sofia Gidlund (Garbergs), Peter Jansson Ling (Ord&Bild), Henrik Stampe (Volt), Cecilia Bernard (Making Waves) och Walter Naeslund (Honesty) på hur de jobbar med stress- och arbetsmiljörelaterade frågor.

Läs den tidigare delen av enkäten här.

Sandra Gidlund, CFO, Garbergs.

Vad har ni för policies för att förebygga hög arbetsbelastning och stress?

"Vår övergripande policy är att de människor som arbetar här är vår enda och viktigaste resurs. Därför måste vi skapa en hållbar arbetssituation för dem på både lång och kort sikt och mycket av ledningsarbetet i vardagen ägnas just åt det."

"Ledningsgruppen jobbar med att se över alla medarbetares beläggning för att se till att alla har en sund arbetsbelastning. Här är tidrapporteringen ett viktigt verktyg. Vi jobbar efter ett program där vi tagit hjälp av stressforskaren Dan Hasson för att identifiera vad det är som framkallar stress hos individer. Vi har bland annat haft föreläsningar, infört en obligatorisk träningstimme varje vecka och utöver det 2,5 timmar yoga varje vecka på kontoret. Vi har utbildat ledning och anställda i stresshantering. Dels hur utmattning kan förebyggas och även hur vi snabbt kan se signaler hos oss själva och andra. Vi har experter runt oss där vi kan få råd och samtalsstöd."

Genomför ni regelbundet arbetsmiljöarbete och i så fall hur?

"Vi jobbar kontinuerligt med arbetsmiljön, både den fysiska och den sociala. Via Regi genomför vi årligen en anonym medarbetarundersökning där mycket fångas upp gällande arbetsmiljö och ledning av verksamheten. Just nu genomför vi ett arbete tillsammans med två konsulter där vi intervjuar medarbetare i syfte att bland annat förbättra arbetsmiljön. Det här är ett ständigt pågående arbete som naturligtvis fått ännu högre aktualitet med den snabba teknikutvecklingen."

Varför är det viktigt för er byrå att jobba med de här frågorna?

"Människor är vår enda och viktigaste resurs. Vi jobbar i en kreativ bransch med väldigt många ambitiösa människor som också lägger mycket av sig själva och ett enormt engagemang i sakerna de gör. Vi är en platt idédriven organisation där talanger snabbt kan och får växa. Sammantaget gör det att vi behöver vara bra på att hjälpa medarbetare balansera sin arbetsbelastning och ha realistiska mål och krav, både egna och de organisationen ställer. Dessutom behöver vi skapa en miljö där det är ok för vem som hels att säga "Nej" utan att det ses som något negativt."

Hur bra anser ni er vara på att se och fånga upp problem när de uppstår?

"Det är en balansgång: att låta människor få utvecklas och klara större och svårare uppgifter, men samtidigt hjälpa dem att inte gå för långt. Vi behöver också förstå medarbetares totala livspussel. Förändringar på det personliga och privata planet behöver alltid tas med i kalkylen och vi försöker och vill ha en öppen dialog med alla om det också. Vi har tyvärr själva erfarenhet av utmattade medarbetare och har en hög medvetenhet om problemet. Vi har en handlingsplan, samtalsstöd med psykologer och olika slags skyddsnät. Dessutom bra hjälp av uppmärksamma kollegor och pratar mycket om problemet. Vi anser oss idag vara bra både på att se, fånga upp och agera snabbt och kraftfullt. Men vi är ödmjuka och vet att vi kan och behöver bli ännu bättre."

Peter Jansson Ling, vd, Ord&Bild Reklambyrå

Vad har ni för policies för att förebygga hög arbetsbelastning och stress?

– Alla medarbetare har tidsredovisning (både gällande extern och intern tid) som gör att vi har möjlighet att fånga upp om någon skulle vara överbelastad över tid. Detta sker via vår ekonomiansvariga som rapporterar avvikelser från vad avtalet säger.
– Eventuell övertid uppmuntras att ta ut som ledighet.
– Vi har företagshälsovård av extern aktör där våra medarbetare kan prata med utomstående och få olika typer av stöd vid behov.
– Om någon medarbetare vill gå ned i arbetstid för att få bättre balans i livet är det alltid okej
– Ibland behöver man gå tidigare eller komma senare för att få vardagen att fungera (inte minst alla med småbarn), något som alltid är helt okej.

Genomför ni regelbundet arbetsmiljöarbete och i så fall hur?

"Ett stående inslag i ledningsgruppens möten är att prata om stämningen och arbetsbelastningen samt hur folk mår i allmänhet hos olika avdelningar. Varje avdelningsansvarig avrapporterar. Behöver vi anställa, ta in frilansare eller flytta jobb, skapa utrymme? Eller vad det nu kan vara."

Varför är det viktigt för er byrå att jobba med de här frågorna?

"Mår medarbetarna bra och känner trygghet så kommer det bidra till både bättre stämning och bättre jobb och mindre sjukfrånvaro. Plus en rent medmänsklig aspekt, vi vill att folk man gillar ska må bra."

"Som en byrå med ambitioner och med mest personal i en mindre stad tror jag att man många gånger är lite mer naturligt "rädd" om sina medarbetare. Det är generellt lägre personalomsättning och svårare att hitta rätt kompetenser."

Hur bra anser ni er vara på att se och fånga upp problem när de uppstår?

"Som en mindre byrå är det nog många gånger lite lättare att ha koll på arbetsbelastningen hos våra medarbetare, jämfört med en större byrå med kanske 100 anställda."

"Känslan är att vi har ett ganska öppet klimat gällande dessa frågor men det ska jag egentligen inte svara på utan medarbetarna själva. Det finns inte någon tradition att köra en massa kvälls- eller helgjobb. Utan vi arbetar oftast mellan 7-9 på morgonen och 16-18 på kvällen"

Walter Naeslund, vd, Honesty.

Vad har ni för policies för att förebygga hög arbetsbelastning och stress?

"I grund och botten behövs gott affärsmannaskap för att förebygga stress och utbrändhet. När vi skapar produkter med hög effekt på ett resurseffektivt sätt får byrån en sund lönsamhet som i sin tur skapar förutsättningar för en sund arbetskultur. Det i sin tur gör att personalen mår bra och skapar ännu bättre produkter och vi hamnar i en god spiral. Detsamma kan hända åt andra hållet också och då hamnar man i motsvarande ond spiral. Det här synsättet gör att vi är snabba med att ta in extra hjälp eller rekrytera om vi ser någon komma in före 9 och sitta kvar efter 17 mer än undantagsvis. Vi säger aldrig nej till någon som vill ta in extra hjälp. Har vi inte råd att göra det så är problemet inte att vi har fel policy utan att vi har fel affärsplan."

Genomför ni regelbundet arbetsmiljöarbete och i så fall hur?

"Att personalen mår bra och har kul är rankat på första plats på vår lista av prioriteringar. Allt annat är kortsiktigt i ett konsultbolag och jag tror inte på kortsiktighet. Arbetsmiljöarbetet är därför det första jag tänker på när jag kommer till jobbet och det sista jag tänker på när jag går därifrån. Det är alltså inte någonting vi gör regelbundet utan någonting vi gör ständigt. Min målsättning är en kultur där folk har roligt och där byrån är vaccinerad från ångest hela vägen från affärsplanen till de minsta detaljerna på kontoret. Från början kallade jag det Hippie Capitalism på skoj, men det har blivit ett begrepp."

Varför är det viktigt för er byrå att jobba med de här frågorna?

"Att driva konsultbolag och ha sönder sina konsulter är en riktigt dålig idé där ingen vinner. Förstår man inte det ska man inte driva konsultbolag."

Hur bra anser ni er vara på att se och fånga upp problem när de uppstår?

"Det har hänt att vi har haft personal som mått dåligt men det har inte hört till vanligheterna de här nio åren. De gångerna det hänt så har det antingen varit vi som tagit dåliga affärsbeslut eller så har det handlat om olika former av privata problem som skapat press. Vi gör vårt yttersta för att rätta till dåliga beslut blixtsnabbt och hjälpa till med privata problem så långt som det bara går. Jag vet inte hur bra vi är relativt andra, men jag är stolt över hur vi behandlar varandra på byrån."

Cecilia Bernard, vd, Making Waves.

Vad har ni för policies för att förebygga hög arbetsbelastning och stress?

"Våra anställda är det viktigaste vi har, och vi är måna om att de har en lagom arbetsbelastning. Vi har noga uppföljningar för hur mycket tid våra medarbetare lägger i projekt, och uppmanar våra medarbetare att ta ut eventuell komptid snarast för att återhämta sig efter eventuella intensivare perioder"

Genomför ni regelbundet arbetsmiljöarbete och i så fall hur?

"Vi erbjuder en rad förmåner som ska bidra till att våra medarbetare ska må bra, och vi försöker löpande arbeta med att skapa en sund arbetskultur med en bra work-life-balance. Vi jobbar också med ett medarbetarundersökningsverktyg som varje vecka fångar upp hur personalen mår och eventuella utmaningar eller frågor som behöver adresseras."

Varför är det viktigt för er byrå att jobba med de här frågorna?

"Det är helt självklart, som sagt är våra medarbetare det viktigaste vi har och deras välmående är därför oerhört viktigt för att vi ska fungera som verksamhet."

Hur bra anser ni er vara på att se och fånga upp problem när de uppstår?

"Ganska bra, men man kan alltid bli bättre! Införandet av det nya medarbetarverktyget är en sak vi gjort för att snabbare och enklare kunna fånga upp den här typen av frågor. Ett annat är att jobba vidare med kulturen på byrån, och med att skapa ett bra arbetsklimat på byrån."

Henrik Stampe, vd, Volt.

Vad har ni för policies för att förebygga hög arbetsbelastning och stress?

"Det förebyggande arbetet sker i olika steg, utifrån en tydlig policy och genom kontinuerlig samverkan/dialog. För det första så planeras antal timmar på varje enskild person vecka för vecka. Detta görs i ett planeringsmöte varje måndag kl. 09.30. Om och om en person går in i en period med för hög arbetsbelastning enligt planeringen omfördelas projekten och i vissa fall planeras hela projekt om i samråd med kunden.

Stress och upplevd hög belastning kan, som bekant, även orsakas av andra saker än hög arbetsbelastning. Det kan handla om situationer som uppstår på byrån eller saker som sker utanför jobbet. När detta sker och skapar en upplevd stress och obalans sker följande: Personen i fråga uppmuntras att berätta om sin situation för sin arbetsgrupp eller sin närmsta chef eller till arbetsmiljörådet. Vi främjar en kultur där det inte är pinsamt eller jobbigt att be om hjälp eller flagga kring sitt mående, och det ligger på alla chefer att efterleva detta. Medlemmarna i arbetsmiljörådet har som viktig uppgift att medvetet hålla utkik efter signaler/symptom på ökad stress och obalans så som förändrat beteende, dåligt humör, trötthet och så vidare. När signaler upptäcks pratar vi direkt med den personen, som då får berätta om läget och sedan följer vi en tydlig handlingsplan om något behöver åtgärdas där företagshälsovård som är knuten till Volt kopplas in vid behov och i nära dialog med individen. Vidare kan vem som helst anonymt får lyfta vad de vill via Arbetsmiljörådet, något som resulterar i "kan ni hålla ett vakande öga på den här personen, jag tycker mig se ett förändrat beteende och är orolig". Detta är ingen policy, det är mer av en kultur som byggts tack vare att kanalen gjorts tillgänglig.

I övrigt har vi tydliga regler kring mailande och telefonsamtal gällande jobb när personer är sjuka eller på semester, så att "konstant nåbarhet" inte eldar på och förhindrar återhämtning. Vi har även kontinuerliga genomlysningar av vår psykosociala arbetsmiljö för att förhindra konflikter/ohälsa, något Arbetsmiljörådet ansvarar för."

Genomför ni regelbundet arbetsmiljöarbete och i så fall hur?

"Arbetsmiljörådet, som rapporterar till ledningsgruppen, träffas en gång i månaden. Uppföljning av jämställdhetsplan & arbetsmiljöplan med tillhörande handlingsplan sker två gånger per år och dokumenteras. Arbetsmiljörådet behandlar inkomna ärenden där anställda får lyfta, flagga eller ventilera vad de än känner behöver åtgärdas, belysas eller tas itu med. Medlemmarna i Arbetsmiljörådet utbildas även löpande via extern företagshälsovård för att hela tiden ha senaste kunskapen och uppdateringarna från Arbetsmiljöverket.

Det arbetas naturligtvis även med fysisk arbetsmiljö så som ljudvolym, temperatur, kroppslig hälsa, ergonomi etc." 

Varför är det viktigt för er byrå att jobba med de här frågorna?

"Ytterst är det en fråga om individens välmående och utveckling. Att alla mår bra och trivas på jobbet är utgångspunkten, även när arbetsbelastningen är hög. Om inte de som gör jobben mår bra, så blir inte jobben bra.
Vi bygger en långsiktigt stark byrå där folk ska trivas, och då måste alla känna att deras välmående är viktigt och att de blir både sedda och hörda – oavsett vad de har på hjärtat.

Det vi gör tillsammans om dagarna är inte bara att arbeta – Volt är också en plats för självförverkligande och socialt liv. Det gör att det inte alltid är lätt att hålla koll på sig själv och agera med sin eget välmående för ögonen. Därför måste det finnas ett system med tydlig ansvarsfördelning och mandat om det ska fungera i längden."

Hur bra anser ni er vara på att se och fånga upp problem när de uppstår?

"Vi är bra! Vi har tydliga och praktiska rutiner på plats som vid det här laget arbetats in väl. Genom att ha en tydlig struktur med delegerat ansvar för dessa frågor och exekutiva chefer som tar detta på högsta allvar, så blir saker gjorda och problem tas itu med i samband med att de uppstår. Och mycket kan förebyggas. Personer som behöver stöd eller hjälp får rätt uppmärksamhet i rätt tid, och ingen behöver famla eller agera på magkänsla."

"Det här är inte några dammiga dokument på en server eller några fina ord vi använder i pitcher. För att det ska bli rätt måste man investera tid, omtanke och en gnutta framtidsorienterat förnuft. Vi är glada för att ha gjort det jobbet från grunden."


Dela sidan: